采购管理制度采购管理制度.doc

采购管理制度 为规范采购行为，加强对采购活动的管理与监督，保障采购质量和采购物料及时供给，达到合理降低公司采购成本，提高产品价格竞争力的目的,特制定本制度。 适用范围 本公司各部门使用公司资金购买各种物料,委外加工和服务及其相关活动,均适用本制度。 采购作业相关职责 采购部职责:负责生产性物料的请购，检验和签收。 办公室职责: 负责办公用品的请购与签收；负责资源寻找及日常用品(清洁用品,厂务设施用品等)依据权限呈核订购,编制采购作业计划,负责采购作业的实际操作,对帐,请款. 其他部门职责:负责其他非生产物料的自行请购和验收. 生产性物料请购单的开立及递送 生产部依生产需要,三个工作日前开立部门请购单,注明物料品名,规格,数量,需用日期及其注意事项等,经请购部门主管、经理依请购核决权限批准同意后,送采购部. 需用日期相同且属同一供应厂商供应的配套物料,请购部门应以请购单附表,一单多品的方式提出请购. 常用生产性物料由请购部门依耗用状况,并考虑库存情况,依计划按月或按季开立“部门请购单”请购;需临时请购常用生产性物料的,请购部门应在“部门请购单”的注意事项栏目中注明临时请购的原因.原则上是按周开立. 紧急请购: 1).条件要求:订购时间小于正常采购作业期限,物料或产品的短缺将严重影响正常生产和销售. 2).范围:一般情况下,只有经理级以上主管认可批准的项目方可纳入此范围. 3).请购部门应在“部门请购单”的顶端空白处注明“紧急采购”字样,并在注意事项栏目中说明紧急采购的原因,经部门经理批准后,以急件卷宗递送.采购部进入紧急采购程序,以最短时间内完成采购作业为准. 4).采购部随后跟踪“部门请购单”. 5).单价超过2000元的设备和工具,请购部门必须报公司总(副总)经理批准. 非生产性物料请购单的开立及递送 非生产性物料由使用部门开立“部门请购单”,注明物料品名,规格,数量,需用日期及其注意事项等要求,经请购部门主管,经理以请购核决权限批准同意后,送采购部. 为尽量降低分散采购的成本与费用,通常情况下,请购部门应根据非生产性物料的耗用状况和需用周期规律,按月或按季由各部门作出月度或季度预算和计划送资材部审核,由资材部进行集中采购. 需临时请购或超出预算和计划的,请购部门应在“部门请购单”的注意事项栏目中注明临时请购的原因,经部门主管签字审核后送采购部,采购部将“部门请购单”和询价结果一同上报公司,由总(副总)经理批准后方可采购. 固定资产请购单的开立及递送 对单件采购金额大于2000元RMB的设备和工具等非易耗品,由请购部门填写“固定资产购买申请单”,注明品名,规格,数量,需用日期及购置说明等,经请购部门主管,经理审核同意后,送采购部.采购部根据要求进行报价,选择三家以上的供应商,报公司总(副总)经理审批. 委外加工单的开立及递送 设备,固定资产等凡需要维修,公司生产部无法完成或无法及时完成客户需求的项目: 各请购部门需填写“委外加工单”,经请购部门主管,经理审核同意后,送采购部. 采购部根据“委外加工单”上的要求,查阅协作厂商资料,记录后报价.如现有协作厂商不能完成,可寻找新供应商,进入新供应商开发程序. 采购部根据比价结果,选出最合适的协作厂商,报请公司总(副总)经理核准后才能委外发包. 采购部根据“委外加工单”要求和供应商反馈情况跟踪交期. 如属紧急委外的项目,进入紧急采购程序. 请购单的撤消 请购单的撤消由原请购部门及时通知采购停止采购.在采购部确认已撤消前,原请购部门应在原“请购单”的存根上标注“已撤消”字样及注明撤消原因. 采购部在办完撤消后,应在原请购单上标注“已撤消”字样,并请申请撤消人签名,注明日期和时间及撤消理由. 原请购单已送其他部门待办收料,验收等手续的,由采购部通知撤消,并由待办收料,验收等手续的其他部门将原请购单退回采购部. 原请购单无法撤消的,采购部应尽快通知原请购部门. 采购工作划分 采购部主要负责生产性物料、固定资产的采购,办公用品的采购与签收，负责委外加工及与采购相关作业的各项业务. 采购相关信息的收集与整理 采购经办人按各自的工作分配接受请购单后,应核对请购内容(品名,规格,数量,需用日期等),查阅供应商历史资料,采购记录及其他有关资料. 采购经办人应注意检查核对请购单各栏填写是否清楚,合理,对急件要优先办理,对无法按需用日期办理的要及时通知请购部门,有撤消请购单的应优先办理. 供应商的选择 常用物料供应商的选择:优先选择公司合格目录中的供应商. 新开发物料供应商的选择:采购部接到生产部新物料开发通知形式的类似文件,优先选择公司合格目录中的供应商.通知侯选供应商报价,从公司利益出发确定供应商. 目录中无合适供应商时,进入新供应商开发程序. 新供应商开发程序: 1). 如果原有供应商不能满足开发