让企业沟通更顺畅.doc

让企业内部信息沟通更顺畅 作者： .???? 发表时间：2006-04-25从新加坡来到中国的Leung Deng刚刚加入一家本土财经日报。由于该日报成立不久，建立社会网络的过程非常辛苦。但是最让Leung Deng感到头疼的事情却是经常做“白工”。 往往当她按照确定的选题做完资料整理之后，才被告知这个选题其他采访组已经基本完成了。这让她感觉非常无奈。 　　在工作中，这种信息沟通不畅的现象并不少见。对于造成这种现象的原因，世界经理人网站的用户们提出了自己的看法。 　　E化办公的原罪？员工的错？还是管理出了问题？ 　　来自可口可乐公司的“daniel”指出，这样的问题在每个公司多多少少都有。这因为是受到了E化办公的限制。有时候各个部门经常为一件事情“踢皮球”，很简单的一个问题会发送很多个邮件，还是不能得到解决。深圳市佳创视讯技术有限公司的“真水无香”也认为只靠电子化沟通不够。电子化固然有一定的好处，如有据可查，能明确责任，能把知识留在公司内等等，但也有一些不好的地方。 　　沈阳太鼎企管顾问有限公司的“Ani”和上海华易动物保健品有限公司“玉(小鱼)”等用户则认为员工的态度决定他们的行为，员工对待工作的态度不端正也是导致信息沟通不畅的原因之一。 “玉(小鱼)”的经验是态度决定一切，企业的成功是集体的智慧。上海优科电脑有限公司的“Chiefun Kwok”认为如何解决沟通的问题，技术不是最重要的，重要的是每个人的想法和态度。如果员工不愿意沟通合作，管理流程再先进，IT系统再完善，也无法使大家都坐在一起沟通，一起协作。 　　还有一些用户认为信息沟通不畅的根源在于企业的管理者和管理体系。启先文化发展有限公司的任培文的看法是，企业出现问题，首先应该是企业管理者本人出了问题，如果不能很好的发觉企业管理者的问题，桥梁就不通，就成了隔离企业员工的墙，如果不反省企业管理者自己本身的问题，只会弄巧成拙，就谈不上解决企业所面临的责任不明确、沟通不畅等问题。一汽轿车股份有限公司的“睿智者”指出，信息沟通不畅，在很大程度上是管理者不希望让权力共享。 　　为了帮助大家解决上述种种原因造成的信息不通畅的现象，用户们纷纷慷慨献策。 　　沟通的本质是需求 　　常州中天焦化有限公司的“双刃剑”认为，我们讲沟通首先要明确为什么要沟通，只有存在真正的、不同形式的需求，那么沟通才具有其现实性。有效的沟通必须存在于系统中的硬环境与软环境，所谓硬环境是指系统中应功能组合所产生的部门对信息流的需求，这对有形产品生产及部门功能较强的系统是非常重要的，且完全可以通过制度化管理来得以实现。所谓软环境是指系统产品中无形劳动成果含量（脑力劳动）的多少、员工技能知识水平高低、工序的细分程度等，这对沟通的有效性会产生很大影响。 　　多渠道全方位的交流 　　更加灵活多样的沟通方式 目前E化办公已经成为企业普遍采用的办公方式。这种办公方式较之传统形态来说，在节约资源、提高效率等多方面都有很大的优势。但是“Daniel” 发现，有时候几句话能够说清楚的问题通过电子邮件沟通却颇费费力。他认为，有些问题更适合面对面的沟通或者需要更特殊的沟通环境。 　　 “真水无香”指出，电子化办公能够明确责任固然是好的，但是不是所有的事情都能明确，也不是所有的事情都必需要明确，如果片面追求明确责任，就会带来一些负面的效应。比如：一些突发性的事故会没有人处理，人们不敢主动的帮助别人等等。过于依赖网络系统，一方面会造成信息发出和接收的时差；另一方面，员工利用网络回避问题，或者将事情推给别人。该用户认为，想从根本上解决这些问题，一方面要不断地去优化工作流程；另一方面，要有处理非常规问题的机制，拓宽交流的渠道。 　　统一开放的沟通平台和系统化的工作流程 杭州利尔达单片机技术有限公司的“Dhc”的经验是，建立内部共享的沟通平台，部门之间，即使不在同一个地区的各个部门，都可以同样有效地传递信息。即便同事们分布在各个不同的地区，但仍然感觉身处在同一个办公室里。 　　用户“xuezheng”的意见是，首先要建立一个平台，创造一个可以快捷高效沟通信息的条件。然后落实责任，每个人的工作完成后都要上平台，可以规定一定要将工作计划、报告、总结、评估、完成实绩都要每个人自己输入平台，只有全部输入平台才能算完成工作。接着对平台内容进行分级共享。最后每半年对平台信息进行梳理维护，保留重要内容并作好索引便于查找考核评估。 　　东阿阿胶集团的“浩儿”提出应当建立信息共享系统，让所有不涉及企业机密的信息共享，使各环节都了解企业的整体状况。 　　东方通信的“湄湄” 认为要建立信息管理系统。包括企业业务信息种类、信息流的控制、考核方法等。信息管理系统应该根据企业的实际需求来建立，管理流程的合理性是关键。 　　汇众水处理设备