关于规范办公用品管理的通知关于规范办公用品管理的通知.doc

关于规范公司办公用品管理的通知 各部门、科室： 为进一步加强分公司办公用品、办公设备管理，规范分公司办公用品、办公设备的采购与使用，特重申规范办公用品相关管理规定，现通知如下： 一、办公用品、办公设备划分 （一）办公用品：一般指办公易耗品，如打印用纸（A3、A4）、铅笔、刀片、胶水、胶带、钉书针、签字笔、圆珠笔、签字笔芯、软皮笔记本、复写纸、便签纸、标签、橡皮擦、档案袋；高级笔记、拍纸簿；碳粉、墨盒、填加墨水、硒鼓、复印纸、修正液、荧光笔、传真纸；剪刀、笔筒、直尺、美工刀、订书机、打孔机、计算器、电话、文件夹等。 （二）办公设备：一般指办公电子设备、办公家具等固定资产，如电脑及附属设备、网络设施及附属器材、传真机、打印机、复印机、音响及附属设备、投影仪、照相机、扫描仪、碎纸机等专用于公司办公、开会及培训所用的资讯设备，以及文件柜、办公桌椅、办公家具等。 二、管理职责 （一）办公室：负责汇总各科室办公用品、办公设备的需求、审核；负责各科室办公用品、除电脑及附属设备、网络设施及附属器材之外的办公设备的采购、入库、保管、发放，以及维修与故障排除、报废判定、日常管理等工作；并按月份核定办公用品、办公设备费用。 （二）材料设备科：根据办公室汇总的购买需求，负责各科室电脑及附属设备、网络设施及附属器材的采购、维修与故障排除、报废判定、日常管理等工作。 三、工作程序 （一）办公用品、办公设备的申请 各科室每月30日前将本科室的办公用品、办公设备需求填写“办公用品、办公设备申请表”（见附件1），科室负责人、分管领导审核后报至办公室，办公室汇总审核，可以协调使用的将不予购买，其他需求由办公室呈分公司经理审批后购买。 申请审批流程为：科室提出申请→科室负责人审核→办公室审核→分管领导审核/审批→分公司经理审批→办公室/材料设备科采购。 注：申请采购金额为5000元（含）以下，由分管领导审批即可；申请采购金额为5000元以上，由分公司经理审批。 （二）办公用品、办公设备的采购 1、办公用品 所有办公用品由办公室按照科室需求统一负责采购，其他科室不得自行采购办公用品，否则不予报销费用；办公室负责采购部分备用办公用品以备临时领用。 2、办公设备 （1）电脑及附属设备、网络设施及附属器材，由材料设备科按照科室需求负责采购； （2）除电脑及附属设备、网络设施及附属器材之外的办公设备，由办公室负责按照科室需求采购；特殊设备可由使用科室办理相关手续后与厂家联系购置、使用、自行维护保养。 （三）办公用品、办公设备的领用 办公用品的领用时间为每周三当日，其他时间除特殊情况外不得领用办公用品；各科室应根据自身需求，认真填写“办公用品、办公设备领用表”（见附件2），由科室负责人签字审核，办公室审批发放。 （四）办公设备维修 科室办公设备故障或需维修的，电脑及附属设备、网络设施及附属器材等报至材料设备科安排相关人员进行维修；其他的办公设备故障或需维修的报至办公室统一安排专业人员维修。 （五）办公用品、办公设备保管 1、电脑及附属设备、网络设施及附属器材由材料设备科保管； 2、其他办公用品、办公设备统一由办公室保管； 3、办公室、材料设备科必须清楚掌握办公用品、办公设备库存情况，经常整理与清扫，必要时要实行防虫等保全措施。 （六）办公用品、办公设备盘点 办公室每季度组织进行一次办公用品、办公设备盘点，以确保账实相符。 四、本规定自印发之日起执行；未尽事宜，请与办公室联系。 请全体员工遵照执行。 附件：1. 办公用品、办公设备申请表 2. 办公用品、办公设备领用单 附件1： 办公用品、办公设备申请表 科室 时间 办公用品/设备名称 规格 数量 用途 备注 经办人 科室负责人 办公室 分管领导 分公司经理 附件2： 办公用品、办公设备领用表 科室 时间 办公用品/设备名称 规格 数量 用途 备注 经办人 科室负责人 办公室 6