做好新形势下档案信s息化安全控制工作思考.doc

做好新形势下档案信息化安全控制工作思考 摘 要：随着国家和社会信息化的飞速发展，信息化技术方法对档案事业发展产生越来越重要的影响，做好档案信息化保密安全工作不仅是建立健全档案安全体系的重要内容，也是新形势下实现档案工作更好地服务中心、服务社会、服务民生的重要举措。 关键词：档案信息化；安全控制；思考 1 档案信息化安全控制工作的意义 档案信息化安全控制是通过对档案数字化过程中存在的不安全因素和潜在风险进行预先分析，从技术和管理上采取措施，根据工作中人、物、环境等因素的运动规律，避免安全事故发生的行为过程。 2 档案信息化工作存在的潜在风险 （1）保密安全责任意识不强。在开展档案信息化建设工作中，一些单位保密安全责任意识薄弱，对做好保密安全工作不够重视，相关保密安全制度缺位或者不健全、不完善，工作中也存在对保密安全制度执行不严格的问题。一些单位对工作人员做好保密安全教育和管理的力度不够，检查监督工作弱化，部分工作人员存在“见密不知密、知密不保密”的现象。 （2）工作中造成对实体档案或档案信息资源的损害。在开展档案信息化工作过程中，受主客观因素影响会出现丢失、污染、破损、断裂档案原件，删除、篡改档案信息等问题，尤其是馆藏年代久远的部分珍贵历史档案在工作中更容易遭受破坏，造成无可挽回的损失。 （3）网络信息系统存在安全隐患。有些单位在网络信息系统建设初期考虑不周，使用时也没有将保密安全放在首位。信息系统本身的计算机及网络等有关设备、部件、软件在技术上的某些不完善也存在不安全因素。比如没有按照保密要求建设涉密档案信息系统，没有将存储、处理、传递涉密档案信息的计算机及网络系统按照保密要求进行物理隔离和管理，造成泄密隐患等。另外信息系统应用软件中的不安全漏洞，计算机及网络设备在工作中产生的电磁泄露，对存储过秘密信息的计算机及介质没有按照保密规定进行管理等都是存在的潜在风险。 因此，在档案信息化工作中如何保障档案原件和档案信息的安全，如何科学设置数字化工作流程，采用怎样的管理方式和管理手段，使用怎样的技术作为支撑就成为档案信息化工作中安全控制的主要内容。 3 如何做好档案信息化工作中的安全控制 （1）建立健全规章制度。 “没有规矩，不成方圆”，建立健全保密安全规章制度是做好档案信息化工作的基础和保障。要依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《信息安全技术信息系统灾难恢复规范》等有关法律法规和标准，制定档案数字化中的档案安全保管和保密工作规章制度。同时，要建立和逐步完善各工作岗位的责任制，细化数字化工作过程中各工序间的档案交接手续，建立安全检查档案，使工作的各个环节都做到有章可循，有案可查，达到明确责任分工，规范程序运作的目的，从制度上保障各项工作环节的绝对安全。 （2）加强对工作人员的教育管理。 要结合本地区、本单位实际，制定具体的工作方案，日常工作中要不断加强对档案信息化保密安全工作的教育指导和监督检查力度。一是切实增强工作人员的责任意识。要认真组织学习有关档案安全的规章制度，使这些制度变成数字化工作人员的行为准则。要严格落实工作责任制，做到分工明确、责任到人。二是增强安全意识。要教育工作人员悉心爱护每一份、每一页实体档案，使其充分认识到档案的不可复制性。三是增强保密意识。要严格遵守各项保密制度，对工作人员进行保密教育培训，签订《岗位保密责任书》，特别对部分未开放档案和涉密档案资料，要重点做好保密教育工作，加强管理和检查力度。 （3）选择安全的档案数字化加工场所。 数字化加工场所是保障档案信息化工作安全的重要条件。数字化加工要在档案馆指定的安全场所内进行，加工场所的选择首先要考虑便于档案实体的保管，即加工场所尽量选择距离档案实体保管位置近的地方，减少档案实体的运行时间和运输距离。其次，要在加工场所配备先进的数字化加工设备，以提高工作效率和质量，最大幅度减少差错率。莱山区档案馆近几年来不断加大对数字化工作设备的资金投入，配备了先进的计算机及高速扫描设备，提高了工作效率，推动了档案信息化工作快速进展。第三，加工场所应安装高强度的安防与保密设施，整个加工场所的监控要不留死角，重要部位的安防要有所侧重。比如档案扫描软件、操作显示器等要有特写，要能记录下操作人员每一步操作过程，以备以后查考。要安装防磁泄漏功能或加装干扰设备，消除通过磁泄漏而产生的安全隐患。同时，数字化加工场所要配备消防系统、防盗报警系统等，并严格加工场所人员的出入。另外，严禁在工作场所使用与工作无关的任何电器设备，禁止在加工场所内吸烟，在加工工作台饮水、就餐等，防止各类档案安全事故的发生。 （4）加强对数字化工作的质量安全管理。 形成质量高、效果好、安全稳定的数字档案信息是档案信息化工作的核心，要实现档案原件与经过数字化加工后的档案信息完全相符