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Access是Office系列软件中用来专门管理数据库的应用软件。所谓数据库是指经过组织的、关于特定主题或对象的信息集合。数据库管理系统分为两类：文件管理系统和关系型管理系统。Access应用程序就是一种功能强大且使用方便的关系型数据库管理系统，一般也称关系型数据库管理软件。它可运行于各种Microsoft Windows系统环境中，由于它继承了Windows的特性，不仅易于使用，而且界面友好，如今在世界各地广泛流行。它并不需要数据库管理者具有专业的程序设计水平，任何非专业的用户都可以用它来创建功能强大的数据库管理系统。本章将专门介绍Access 2002（下面简称为Access）的基本功能及其常用的操作，主要内容包括创建和使用数据表，建立和使用查询、窗体，以及数据表与其他数据文件之间的转换等。（注意：Access是轻量级的关系型数据库，一般只适用于小型项目或者数据不是很多的项目中！） Access 概述 数据库技术是计算机软件的一个重要分支，它产生于20世纪60年代，最早是由IBM公司推出的IMS数据库系统。数据库技术从开始到现在大致经历了三个阶段，分别是：人工管理阶段、文件管理阶段和数据库管理阶段。 Access使用标准的SQL（Structured Query Language,结构化查询语言）作为它的数据库语言，从而提供了强大的数据处理能力和通用性，使其成为一个功能强大而且易于使用的桌面关系型数据库管理系统和应用程序生成器。 一个Access数据库中可以包含表、查询、窗体、报表、宏、模块以及数据访问页。不同于传统的桌面数据库（dbase、 FoxPro、Paradox）, Access数据库使用单一的*.mdb文件管理所有的信息，这种针对数据库集成的最优化文件结构不仅包括数据本身，也包括了它的支持对象。 此外，Access 2002还利用Office套件共享的编程语言VBA（Visual Basic for Application）进行高级操作控制和复杂的数据操作。 Access的启动和退出 应用Access的第一步就是启动Access，常用的启动方式有下面几种： 从开始菜单启动Access。单击【开始】→【程序】→【Microsoft Access】，启动后的画面如图8-1所示。 ?用“运行”命令启动Access。单击【开始】→【运行】，在“运行”对话框中输入命令：msaccess，按【确定】按钮即可。 通过打开已有的数据库来启动Access。在Windows资源管理器中，双击一个Access数据库，即可启动Access，并打开该数据库（见图8-2）。要退出Access,可选择菜单【文件】→【退出】,或通过单击Access主窗口的关闭按钮。 图1 直接启动Access时的窗口图2 通过打开已有的数据库来启动Access ??? Access默认的窗口由标题栏、菜单栏、数据库工具栏、数据库窗口和状态栏组成，象Office的其他应用软件一样，Access 2002也增加了任务窗格，它的使用方法和本书前面章节中介绍的方法一样。工具栏和菜单栏的可用项是与当前数据库窗口的内容密切相关的，也就是说，工具栏和菜单栏会随着数据库窗口显示的内容的不同而变化。 新数据库文件的创建 ??? Access中创建和处理的文件是数据库文件，其扩展名为 .mdb。与Microsoft Office中其他的应用程序（Word、Excel等）不同的是，Access启动后，并不自动创建一个空的文件，然后让用户输入数据，再保存。在Access中，需要用户自己来创建一个新的数据库文件。 ??? 在图1新启动的Access窗口中，单击任务窗格中的“新建空数据库”项，Access会马上弹出一个对话框让用户给出要新建的数据库的文件名。这也是和Office中其他的软件不同的。输入文件名后，Access打开一个新窗口，如图3所示。 ??? 在该窗口的标题栏中显示了新建数据库文件的名称，如图中的“Myfirst”，窗口工作区的左窗格中列出了数据库可包含的主要对象类型，右窗格中列出的是创建当前对象的向导和具体的对象名称。 图3 一个名为MyFirst的新的空白数据库窗口 ??? 另外，还可以在任务窗格中单击“根据模板新建”，使用数据库向导来创建新的数据库。数据库中具体内容的创建将在后面作介绍。 数据库文件的打开及数据库对象 ??? Access可打开的文件类型包括Excel电子表格、Dbase数据库、文本文件、Paradox数据库、Web页以及Access自己生成的mdb文件。在任务窗格的“打开文件”项下，可以选择曾经使用过的文件直接打开，也可以使用菜单【文件】→【打开】或常用工具栏的打开按钮，在“打开对话框”中选择文件来打开。在一个Accss窗口中，同一时刻