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电子科学系学生会秘书处相关工作注意事项汇总
一、日常细节
系办值日要带工作证,进门主动向老师问好,觉得老师可能不认识自己时要主动向老师介绍自己。
需要申请课室及相关场地及物资借用最好提前两周通知秘书处,最好不要私自去申请场地及跟其他组织组织借用物资。
开大会提前45分钟到会场查看设备及布置会场,提前15分钟到场签到,手机调静音,会议中注意维持会场秩序,会后负责收尾工作,防止同学遗漏物品。
发邮件要注明部门及文件名称,方便整理。
正式场合介绍领导时要特别注重他们的头衔。
收集系办文件信息及个人信息要多次核对,例如通讯录
涉及到经费的问题提前跟负责自己部门的书记处,主席团,会长团的师兄师姐打招呼,让他们把信息及时反馈给老师
二、学生干部常用文种及处理
1、通知
应当注意通知的几个要素:事情,地点,时间,参加对象。另外,撰写通知时候应当注意措辞得体,表达清晰明了,没有歧义,力争简单扼要。发送通知前要自己透彻理解通知的内容,发送时应该注意避免对方休息时间,同时要确保收信息的人员已成功接收到信息。
2、总结
现阶段同学写得最多的一般只有活动总结。写总结时候应该注意实事求是,条理清晰,抓住重点,写出水平。另外,尽可能概括出活动好与不好的地方,提出一些改进的建议,以供下届师弟师妹学习参考。同时,写总结时候,尽可能图文并茂,同时要注意落款清晰规范。
3、计划
一般指活动计划。针对活动计划,要注意活动背景,活动目的(活动主题),活动时间,活动地点,参与对象,活动内容,活动流程。另外,大部分活动还得有经费预算,有赞助商的,还得加上赞助单位等。同时,比较大型的活动,还有主办单位以及承办单位。
4、函
一般指邀请函。写邀请函一般是写给老师或各大组织主要负责人,在称呼及称谓应该十分注意,切勿错写。时间,地点,活动内容要明确。
三、打印格式要求
1、页面设置:
用纸:A4 ,装订线:左侧 ,页码位置:下居中 ,
页边距:上2.5厘米;下2厘米、左2.5厘米、右2厘米
2、正文:4号宋体
3、标题格式 一级标题:一、 二、 三、
二级标题:(一) (二) (三)
三级标题:1. 2. 3.
格式:一级标题:小2号黑体
二级标题:3号黑体
三级标题:4号黑体
4、行距:单倍行距
5、字距:默认
6、添加页眉,页码
四、活动策划书模板
活动背景
活动目的
活动主题
活动内容
时间:
地点:
面向对象/参与人员:
嘉宾:
主办单位:
承办单位:
活动口号:
活动形式:
活动流程(列点说明)
活动安排
前期准备工作:
活动期间工作:
活动后期工作:
注意事项:
经费预算: /见附录(以表格形式呈现于附录)
物料准备: /见附录(以表格形式呈现于附录)
宣传计划
宣传范围:
宣传方案:
宣传可行性分析:
评分标准(比赛类活动)
参赛要求(比赛类活动)
奖项设置(比赛类活动)
预计的影响(有关于该活动举行的意义)
活动问题对策与应急措施
附录:
工作人员安排(细化到每个人员所负责的工作)
工作名称 工作人员姓名
活动可行性预测
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