办公场所管尾理制度.doc

办公场所管理制度 1.目的 为保持及维护公司整体形象，营造良好的工作环境，特对公司区域的环境做出相应标准规范。 2.适用范围 所有办公场所环境管理及安全消防。 3.主要职责 3.1大质管部负责对公司内外环境进行日常监督和管理，保证公司整体办公环境整洁、有序、美观。 3.2各部门经理负责对部门内部及周边环境进行管理，保证本部门及所属周边环境整洁、有序。 3.3 大质管部负责公司的安全工作，相关人员各司其职，工作之中互相协助。 4．特定说明 为明确办公环境的管辖范围及标准，特做以下说明： 4.1公共区域：除部门区域之外的所有区域，包括走道、会议室、前台、洽谈室、接待区、卫生间等。 4.2 部门区域 4.2.1独立办公室：以本部门实际使用空间为准。 4.2.2敞开式办公室：部门办公桌及周围使用空间为该部门区域。 5.制度内容 5.1 视觉形象管理 5.1.1为对环境进行美化，并保证外观风格的整体和谐，大质管部对环境美化物品进行统一布置，并进行统一管理和调配；外观设置原则为整洁，美观，有序。 5.1.2各部门负责人负责对部门内部环境进行美化和相关管理，应保证部门内部环境的整洁、有序，并与公司整体环境相符合。 5.1.3为体现公司形象及工作的严谨性，上班时间员工必须佩带工作牌；外来访问人员需在前台登记后方可进入公司。 5.2 物品放置统一要求 5.2.1桌椅、文件柜等办公家具的摆放应方向一致，整齐美观，且符合工作流程。具体应符合以下要求： 地面：地面应保持清洁，禁止随意堆放文件资料及闲置物品。 前台：前台放置物品应以简洁、方便接待事宜为原则。电话机、笔、《访客来宾登记簿》应有序地放在桌上，个人物品一律放入抽屉；各类待处理邮件信函应摆放整齐，尽量隐蔽放置。前台内线路应整齐有序并隐蔽布置。 办公桌：桌面整洁，物品放置有序。桌面摆放物品：电话机一只、笔筒及配套文具一套、台历一个、茶杯一个，电脑显示器一台、文件架框两至三只、其他摆设物品两件。在文件繁多的情况，不得杂乱堆放，员工下班后应对桌面进行清理，保持整洁。 办公椅：同一办公区域内，椅子颜色和式样应保持一致，椅背上不能搭放衣物，衣物统一放置在衣柜中；员工不在位时，椅子面向办公桌放置，下班后推入办公桌。 推柜：和办公桌配套的推柜应放在办公桌下，如不能放入桌下，则放置于办公桌边侧，推柜上保持清洁，不得堆放与工作无关的私人物品：如手提包、食品等。 文件柜：摆放位置以不影响采光，不阻碍通道为标准，色调一致，及时上锁，顶部不允许放置任何文件资料、物品等。有玻璃门的文件柜内文件资料应摆放整齐。 电脑：为体现公司的形象整体性，宣传公司的企业文化，员工电脑桌面和屏幕保护图片均使用大质管部统一规定的图片。显示器应保持清洁、干净，主机上禁止摆放办公文件和私人物品。 文件资料：文件资料的放置应以整齐有序、便于查找为标准，并及时进行归类整理，存入文件夹或文件柜内，使用频率低且需长期保存的文件资料应定期存入公司档案室。为保证公司资料安全，下班前员工应将涉密文件放在安全的位置，严禁放置在暴露的地方。同时，电脑里保存的涉密文件需加密码保护。 工具和易耗品：工具和易耗品等物品应定位放置，以取用方便、放置整齐为原则。 办公设备：复印机、打印机、扫描仪等办公设备应定期保养维护，保持清洁，并定位放置。 私人物品：私人物品如手提包、外套、雨具等物品应放入衣柜、抽屉内，不得放置于桌面上或衣柜顶部。 部门闲置物品应及时通知大质管部进行统一管理，禁止堆放在部门或公共区域内。 5.2.2 各部门要养成爱护公司环境、及时整理、定时清扫、保持清洁的良好工作和生活习惯，并且做到物归原位，工具、文具、档案、资料用完后就回归定位，避免再次使用时造成麻烦。不要乱丢废弃物，开完会议后随手把纸杯带走，把椅子归回原位。 5.3 听觉环境管理 5.3.1前台、会客区等区域须保持安静，人员应轻声交谈及行走，禁止大声喧哗吵闹，避免人员聚集。 5.3.2敞开式办公大厅等区域应保持较为安静的工作氛围。 人员交谈、通电话时应以通话对方能听清音量为宜，避免远距离喊话，应走至对方跟前或通过电话沟通。 人员应尽量减少不必要的走动，相互之间的交谈应选择会谈室等适合讨论的场所，避免长时间聚集或谈论与工作无关事宜。 电话铃响起应尽量在三声之内接起，如相关人员未在座位上，邻近人员可代为接听，手机应调低响铃声音或设置为振动，避免电话铃音长时间响起而影响工作环境。 办公场所原则上不允许会客，会客请到会客区。 5.3.3封闭式办公室、内部会议室、员工餐厅等区域，人员在交谈或通电话时应注意音量， 以不影响本区域及其他区域人员，不影响整体环境氛围为原则，避免喧哗吵闹。 5.4 其他办公环境管理 5.4.1公司为员工所提供的所有办公设施、环境，都是为了工作的正常开展，员工要爱护