办公t区域7s管理与执行标准.doc

修订版次 修订内容 生效日期 A0 第一次发放 2011-07-18 A1 第一次修订 2011-07-29 A2 第二次修订 2011-09-20 办公区域7S管理与执行标准 部门 审核 签名 日期 发放 文件编号 编写人/部门 控制章区 总经理批准 第1页 共 5页 FRM-QMD-001-A0 1．目的 为落实公司办公区域的7S管理与控制工作，提升公司整体形象，提高工作效率。 2．适用范围 本办法适用于公司办公区域。 3．职责与权限 公司全体人员及各办公区域责任部门。 4．内容 4-1、区域划分 办公大楼二层全部划为办公区域，具体为大、小会议室，培训室，阅览室，样品室，实验室，业务部，财务部，电房（网管中心）。其中不包含董事长室，总经理室，各副总办公室，总经办，外联部。 4-2、区域管理 4-2-1、文件柜的管理 □本部门前一月或前数月内的各种记录，报表等装订成册保存，为便于保存、查阅及追溯，要附上封面。封面内容至少应包含名称，部门，时间（X年X月），编制人及审核人等相关信息，并放置于指定区域。若文件数量较少(如一月一张)可按三个月或六个月的时间进行整理。若由于本部门的保密需要可不附加封面。 □文件柜内的文件夹按从大到小的，由高到矮的顺序依次排列，文件夹侧面贴上标签，注明文件名称，如：XX作业指导书，XX程序书等。标签大小、长短要与文件夹的侧面大小、长短相符。标签字体一律为“宋体”，上下侧各留部份空白距离，文件夹内第一页要有本文件夹的文件清单，并注明在第几页，相应地在每份文件第一页贴附小标签注明页数。若由于本部门的保密需要可不附加标签。 □文件柜要注明使用部门，便于其它部门人员查找相关文件。若文件柜放置在单一部门由该部门使用则不需张贴文件柜的使用部门。 □文件柜顶部不允许放置任何物品，不允许有灰尘。 □取用文件后，文件柜门随手关闭。 □带玻璃门的文件柜内除了放置纸质物品，本部门贵重物品，样品，测试仪器及治具外，其它物品一律不允许放置。放置物品时不可零乱无章，做到整齐、有序，取用方便。原则是一个间隔放置一种物品。 □较重的文件放在文件柜下层，轻的文件放在上层，避免文件柜受压变形。 □数量较多的未使用空白表格，A4纸等纸质材料放在文件柜下层，数量较少者可用单独文件夹夹取，放置在文件柜上层。 □文件柜、文件夹、办公设备等的标签在张贴时注意张贴牢固，起翘面积不可超过总面积的十分之一。 □文件柜内的书刋，资料，规格书，产品目录等按从大到小，从高到矮，从厚到薄的顺序依此放置。 4-2-2、办公桌的管理 □桌面、座椅、办公设备、用具等不可有灰尘。 □笔、便签纸等小型办公文具不使用时放置在笔筒或者办公桌托盘内，不可散放在桌面。 □个人使用的手机可以放置在桌面上，关闭铃声，使其处于振动状态。 □饮水杯、矿泉水瓶等允许范围内的饮水及容器放置在办公桌旁的矮柜上。 □个人使用的物品如纸巾等放置在抽屉或柜子里。 □横排文件框规定上层放置已处理文件，中层放置在处理文件，下层放置待处理文件。竖排文件框注明各隔层放置的文件类型，易弯折的文件要用类似票据夹的文件夹夹好。 □电脑主机根据办公桌卡位的位置不同而不同，显示器则放于办公桌中间位置。 □台历，电话机，笔筒，计算器，装饰用的花卉等办公与装饰用治具根据办公卡位的朝向放于桌面右边(或左边)的位置，保持整齐，有序，不可零乱放置。 □办公座椅在离开时要放置整齐，挨近桌边放置。 □电脑使用的电源插板要安装于离地面一定高度的位置。各种线路要用扎带捆扎，保持整齐。线路过长的要将其卷起，不可散放。 4-2-3、个人的7S管理 □办公室人员要求坐姿端正，不可翘二郎腿，不可大声喧哗，更不能在办公场所与同事争吵。 □上班时间必须穿着公司规定的服装，按公司规定佩戴厂牌(具体实施办法参行政部制定的相关制度）。 □办公区域不允许穿人字拖，与工鞋类似的拖鞋，工鞋及静电衣。 □在与他人交谈（或通电话）时要使用普通话，并注意音量大小。说话时尽量使用诸如“你好”、“请”、“谢谢”、“劳驾”等礼貌用语。 □打呵欠时请用手遮挡，看见地板上有纸屑等杂物请弯腰拾起放于垃圾篓，有同事的文件掉落地上也请帮忙拾起归还。 □有电话响起无人接听时，由最接近电话的同事进行接听，记下来电人的姓名，部门及事由，及时转告当事人。 □与同事一起行走时，不允许勾肩搭背，保持公司整体形象。 □在指定吸烟区吸烟，并将吸剩的烟头熄灭后放于指定容器内。 □垃圾篓用黄黑线进行划线定位，并套上垃圾袋，如果垃圾桶已满