《公文培训课件》常用公文文体写作.ppt

五、发函和复函的结构 由首部、正文、落款三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下： （一）发函 1.首部 　　（1）标题：发文机关+事由+文种；事由+文种。 　　（2）主送机关。顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。 2.正文 ▲说明缘由、目的、根据、原因； +“现将有关问题说明如下：” ▲简要说明致函商洽、询问的事项。一函一事，直陈其事。 　 ▲用礼貌性语言向对方提出希望，请对方协助解决某一问题、及时复函、或提出意见 ▲结语：“特此函询（商）”、“请即复函” 例文：中国科学院××研究所关于建立全面协作关系的函 ××公司： 近年来，我所与你公司在一些科学研究项目上互相支持，建立了良好的协作基础。为了巩固成果，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见： …… 例文：中国科学院××研究所关于建立全面协作关系的函 ××公司： 为了巩固成果，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见： 一、 定期举行所、校之间学术讨论与学术交流。（略） 二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作。（略） 三、根据所、校各自人员配备情况，校方在可能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助。（略） 3.函的结尾落款 　　一般包括署名、成文时间两项内容。 　　署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。 （二）复函（首部、正文、落款） 1.首部 　　（1）标题：发文机关+事由+文种；事由+文种。 　　（2）主送机关。顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。 2.正文 （1）第一步 引叙来文的标题、发文字号、收阅及办理情况；例如：你单位×年×月×日来函收到（收悉） 然后，以“现将有关事项函复如下：”等转入下文。 （见下图） （2）第二步： 根据对方来函内容，反馈有关事项、办理方案或结果，要具有针对性、明确性。 （见图示） （3）第三步 　对下一步事项办理的态度或补充说明。（见图示） 4.复函的结语、落款 （1）“特此函告”、“特此函复”等。 （2）署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。 六、撰写函件应注意的问题 要注意用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属 机关的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或 强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。 复函要注意行文的针对性，答复的明确性。还要注意 时效性。 基本情况 问题原因 解决对策 情况报告的结构与写法 ［例文］ ××省石油公司英德供应站 关于解决油库长期遗留的山地及 树木的归属问题的报告 省石油公司： 我站于××××年五月新建油罐两个，扩建了油库，占用当地东方村部分山坡地及该地树木。扩建后几年来，库界未定，东方村多次提出，要求补偿被占用的山地及树木，但几经协商，均未有结果，以致发生纠纷，库区围墙被推倒十多米。 最近，双方本着对国家财产和群众利益负责的精神进行协商，彼此谅解，终于达成协议，由我站给予东方村山坡地及树木一次性补偿费×万元，并经双方划定界线，新建围墙为界，界内土地及树木永久归我站所有。我站应付的补偿费×万元拟在“保管费”中列支。现随文上报所订协议及库区界图，请核备。 附件：1．《××山地及树木归属协议》 2．《英德石油站界区图示》 ××××年七月二十一日(公章) 市总工会： 市总工会《XXXXXX》(XX号)收悉。现将我校工会干部有关待遇报告如下： 一、…… 二、…… 三、…… 专此报告。 X X大学工会 一九九八年六月五日 4、答复报告正文的写法 1.首先简明叙述上级询问或交办的事项。 2.然后写明答复的具体内容 3.交代处理结果，结语。 广东省卫生厅文件 粤卫〔2003〕23号 签发人：王智琼 关于我省发生不明原因肺炎情况的报告 省政府： 近1个多月来，我省河源、中山、佛山、广州等地先后发生“不明原因肺炎”（非典型肺炎）病人，据不完全统计，至今已收治90例，其中已有2例死亡报告。本病表现为急性起病，以发热为首发症状，同时伴有头痛、关节酸痛和全身酸痛、乏力，有明 例 文 显的呼吸道症状，部分病人出现呼吸困难，甚至需使用呼吸机，多数病人白血球不高