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秘书学 1、秘书工作的内容、特点。 ①秘书工作的内容 （1）、文书类：撰写、制作、处理 （2）、管理类：档案管理、会议组织、调查研究、协调工作、督查工作、办公室管理 （3）、事务类：信息资料工作、信访工作、接待工作、日程安排、日常事务、临时交办事项 ②秘书工作的内容面向哪两个方面？ ①辅助管理 ②综合服务 ③秘书工作的性质与特点：辅助性、综合性、机密性、服务性 由此而产生的作用：助手作用、参谋作用、协调作用、信息枢纽作用、公共关系作用 2、各个历史时期秘书工作的特点和表现。 3、秘书的知识结构有四个方面： 基础知识、专业知识、行业知识、相关知识 1）基础知识 ——社会科学与自然科学基础知识 ——底线：高中文化程度 2）专业知识：秘书业务知识 3）行业知识：所在行业、系统的专业知识 四个方面如何共同构成秘书的知识结构 每个知识代表的四道线： 基础知识：“Ⅱ”的底线 专业知识、行业知识：“Ⅱ”的两根支撑线 相关知识：“Ⅱ”的顶线 4、心理调适的4种调适方法结合其中一两点谈谈自己的看法，哪种适合自己，说明理由。 心理调适1）必要性：工作性质容易带来心理压力 2）方式：①博览群书、开阔胸襟②培养广泛兴趣、丰富业余生活③善于反省、自我调适④倾诉、宣泄、调节情绪 5、从秘书的先赋地位和后成地位谈秘书的社会地位如何体现。 （1）.秘书的社会活动 1）现代秘书的社会活动趋势 2）现代社会活动对秘书的要求 复杂化、多样化、社会化 目的、范围被动性 方式、过程主观能动性 （2）.秘书的社会地位1）社会地位：个人与社会关系的体现，个人所占有的空间大小与性质、个人的权利与义务的综合2）先赋地位（规定性地位）3）后成地位——更重要4）秘书社会地位的特点：依附性 6、从摆正位置、端正态度角度谈秘书角色意识应如何树立。 秘书的角色意识 （1）.关于社会角色的一般常识 1）含义：人在社会中所处地位所赋予人的权利与义务，以及要求人具有的与之相适应的意识与行为2）角色与地位：地位是角色的静态表述 角色是地位的动态表现3）角色的转移、冲突与适应 ①角色转换 ②角色冲突与内冲突 ③角色适应：对冲突的消除 （2）.秘书的角色意识1）共性意识与个性意识2）角色组合3）配角意识与主角意识 ——基本的配角意识与有条件的主角意识 7、电话接打（案例分析） 分析流程对否、话语有没有错误。 电话接打 1）要求  正确：了解各种电话机的性能与使用方法 有效：讲究效率、清洁卫生 礼貌：语言规范、得体 2）接听电话的程序与要求：①接听时间：两遍之后四五遍之内②接听礼节 接听：您好—自报家门—请讲 通话：作答、重要信息核实 结束：谢谢或再见，谁打出谁先挂断③电话记录： 单位·姓名·号码·内容·时间·签名 ④电话代接上司的：根据情况决定是否转接 或 内线请示是否转接 转接后立即挂断同事的：轻声告知，不可大声喊叫 ⑤交叉接听 ⑥错打接听 3）打出电话的程序与要求：①做好准备：列出提纲 核实信息 备好资料 考虑时间②熟悉号码：14秒内拨完，间隔不超过3秒③通话礼节：问好—自报家门—对方接电人 —重要内容提请对方记录 8、接待工作（案例分析） 结合上课完整的接待流程（评估的例子），结合课件（怎么接待、流程） （1）.类型与方式类型：1）上级检查——安全保密，庄重、周全、细致，不过分奢侈 2）会议接待——事先计划，要有经费预算，区别照顾 3）外宾接待——礼仪礼节，事先报上级，内容标准略高 对外弘扬宣传民族文化 特别注意尊重不同风俗习惯 4）随机接待——随机应变 方式：1）迎送式 2）引见式 3）参与式 4）陪同式 5）完全式 （2）.原则与要求1）文明礼貌 2）负责 3）与人方便