写作(二)：商务信函结构.ppt

商务信函英文写作 （二）商务信件结构 Structure of a Commerce Letter (1)信头(Letter heading) (2)日期(Date) (3)邮寄记录(Special mailing notation) (4)内部记录(On-arrival notations) (5)封内名称和地址 (Inside address) (6)经办人/指定收信人(Attention) (7)信件编号（Reference） (8)称呼(Greeting) (9)信件主旨(Subject) (10)正文(Body) (11)结尾敬语(Closing) (12)签名(Signature) (13)打印姓名(Printed Name) (14)写信者的头衔(Title) (15)鉴别符号(Identification initials) (16)附件 (Enclosure) (17)抄送(cc: XXX, carbon copies) (18)附言(P.S. Postscript) 必要部分 信头 日期 封内地址 称呼 正文 信尾敬语 签名 打印姓名 信头是写信人（ sender）的单位名称和地址（包括邮编），电话号码、传真号、及E-mail地址等，以便于收信人选择答复的方式。 一般公司的专用信纸上在中间上方印有公司的标识符号，以及相关的信头信息，写信时只需从日期开始写即可。 1.信头(letter heading) 一些常用地址的写法： 注意： 英语：地址先小后大 中文：地址先大后小 1.信头(letter heading) Sinochem Jiangsu Import and Export Corporation Jiangsu International Business Mansion 50 Zhonghua Road Nanjing, Jiangsu Province 210001 P.R.C./ P.R.China /China 注意： （1）年份必须全部写出； （2）月份可以缩写，但是最好用英文全拼； （3）日期可以用序数词或基数词； （4）年份前要加逗号（英式可以不加）； （5）日期切忌全部用数字表示。24/03/2009 记录邮寄的方式与性质，如： CERTIFIED MAIL 挂号信件 SPECIAL DELIVERY 限时专送 AIR MAIL 航空信件 记录信件的性质，如： PERSONAL 私人信件 CONFIDENTIAL 机密文件 PRIVATE AND CONFIDENTIAL 私人机密文件 STRICTLY CONFIDENTIAL 极机密文件 格式 收信人姓名 职务 单位名称 门牌号 街名/路名 城市，州/省 邮政编码 寄送国家名 For example :  Dr. Calvin Carson Cross Country Coach Dept. of Athletics Colorado Community College Cripple Creek CO 80678  指明把信送给某个具体的人或部门处理。如果收信人地址已经写明就不用加这一行。此外，Attention的对象应与信封上的收信人相同。 (缩写为Attn.) 通常与封内地址空一行开始写。例： 位置： 1. 收信人地址信息下空一行 2. 齐头式靠左，缩行式居中 3. 一般要加下划线 例： 1. Attention: Mr. Smith 2. Attention Mr. Smith （不加冒号） 3. ATTN.: Mr. Smith （缩写） 4. ATTENTION: Mr. Smith (大写) 5. Attention of Mr. Smith 6. To/For the attention of Mr. Smith 将信件分类和编码，以便日后归档、查找之用。例： Re.:Our reference 111208 Ref. :No. 111210 File number 111210 Reference number AR48 注意： 如果我们收到的对方来信中有Our ref. No.1234，那么我们在复信时要写成Your ref. No.1234。 写法： 对男士（正规）：Dear Sir，Dear Sirs,或Gentl