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材料采购控制程序
管理目标
严格执行GB/T19002标准质量体系文件中物资管理的规定和要求,使施工项目需用的物资质量满足设计要求,到现场时间满足施工进度要求,减少消耗,提高经济效益。
组织结构及职责
组织结构
物资归口项目设备材料部管理,与相关部门接口配合,实施和完成物资管理活动。其组织结构见图表 1。
项目部物资管理组织结构图
图表1 项目部物资管理组织结构图
职责
设备材料部主任
组织行使公司设备材料部在项目范围内的物资管理职责,并接受公司设备材料部的业务监督和指导。
依据GB/T19002标准质量体系文件的要求,结合施工项目的实际情况,组织制订和实施各项物资管理制度、工作程序及其实施细则。明确执行和验证人员的职责、权限和相互接口关系,落实5W1H(做什么、谁做、在哪里做、什么时候做、怎么做)。
组织设备材料部与顾客、设计、供应商和其它单位的业务合作活动。
协调现场物资管理中各方面的关系。
设备材料部物资计划员
遵照《物资采购控制程序》(Q/7y·G11·02-99)和《顾客提供产品控制程序》(Q/7y·G11·02-99)的规定和要求,负责物资计划管理工作。
根据各部门报送的物资需用计划,分别编制向顾客申报的备料计划和自行采购计划,经核实和设备材料部主任/项目经理部批准后,作为备料和采购的依据。
根据备料计划,向顾客办理领料手续。送料到施工现场或贮存地点,与保管员办理交接手续。
负责对自行采购物资的发放审批手续。
发现顾客提供的产品有问题时,将信息迅速反馈给顾客,并取得顾客的处理决定。
负责物资计划管理资料的整理归档。
设备材料部物资采购员
遵照《物资采购控制程序》(Q/7y·G11·01-99)、《产品标识和可追溯性控制程序》(Q/7y·G04·02-99)和《物资进货检验和试验控制程序》(Q/7y·G11·03-99)规定和要求,负责物资的采购工作。
根据批准的物资采购计划,对物资分承包商(供应商、下同)进行比质、比价、比时,择优选用。
监督检查与分承包商签订的物资供应合同执行情况。
负责对采购物资的检查和验证,作好记录,与分承包商办理交接手续,向计划员/保管员办理移交手续。
采购物资发生不合格,作好记录,及时与分承包商联系,尽快作出处理决定。
负责建立合格分承包商名单和采购管理资料的整理归档。
设备材料部机械设备管理员
遵照《施工机械设备管理办法》(Q/7y·G13·02-99)的规定和要求,负责施工机械设备的管理工作。
负责与公司大型机械处和机械设备使用单位的业务接口。
负责施工现场机械设备的平衡的协调。
监督检查机械设备运行记录的填报和评估机械设备的使用率。
监督检查机械设备日常维修保养和年度大检修计划的执行情况,评估机械设备完好率。
负责定期向项目经理部、公司设备材料部提交报表和机械设备管理资料的整理归档。
设备材料部物资保管员职责
遵照《搬运、贮存、包装、防护和交付控制程序》(Q/7y·G04·06-99)和《产品标识和可追溯性控制程序》(Q/7y·G04·02-99)的规定和要求,负责物资的保管工作。
负责办理物资入库接收手续和物资出库交接手续。
按物资标识的规定,建立物资从进货到发放过程中的标识。
负责库存物资及其文件资料的保管。应合理存放,无丢损,帐、卡、物、资金四对口。
接收和保管施工项目的剩余物资,其要求同上。
负责填写报表和物资保管资料的整理和归档。
相关部(室)、施工队职责
遵照质量体系程序文件的规定和要求,与设备材料部接口,实施各自的职责。
措施
加强公司设备材料部对项目设备材料部的监督和指导。
选用有经验的物资管理人员,并在赴现场之前,经严格的培训和考核。
采用计算机软件进行物资管理。
附:
物资计划管理工作流程图见图表 2
物资采购管理工作流程图见图表 3
物资库房管理工作流程图见图表 4
剩余物资回收管理流程图见图表 5
注:以上是施工项目物资管理的基本的原则和要求,将结合项目的实际情况和顾客要求,制订运作有效、操作性强和详细的实施文件。
物资计划管理工作程序
图表 2 物资计划管理工作流程图
物资采购管理工作流程图
图表 3 物资采购管理工作流程图
物资库房管理工作流程图
图表 4 物资库房管理工作流程图
剩余物资回收处理流程图
图表 5 剩余物资回收管理流程图
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