IE工业工程方技术之事务工程分析.doc

IE工业工程方法技术之事务工程分析 在工作的场所中，除了对原材料进行加工，使其发生物理或化学性质的改变外，数据记录、信息传递、事故处理、工作安排、材料收发等事务性的工作也必不可少。而且，随着自动化、机械化程度的提高，事务性工作所占的比重也越来越大。对贸易或服务类行业而言，这方面的情形尤其明显。 事务性的工作往往涉及多人、多部门的配合，一般以文件、表单的传递来作为配合的信号或依据。许多公司在作业性改善方面花费了大量的精力，却没有注意到身边许多事务性工作的不合理给公司带来极大的浪费和损失。 因此，以文件和表单的流动为中心展开调查，进而实施改善的事务工程分析也就成为一种必要了。 事务工程分析的记号与制品工程分析大致相同，另外增加了一些事务工程分析的独特的记号，详细如表10.1所示。 事务工程分析所使用的图记（表10.1） 记号的 名 称 记 号 意 义 备 注 作业 使传票变化的过程 写； 印刷 分类整理； 包装等。 搬运 ○ 使传票位置变化的过程 利用人搬运； 利用机械搬运。 运搬记号的直径为作业记号直径的1/2~1/3。除了○记号之外，也可以使 用 记号。 停 滞 贮藏 传票有计划地被蓄积的过程 在仓库的蓄积； 使用前的保管； 使用后的保管。 留滞 传票反计划地滞留在状态 等待作业所造成的滞留； 等待运搬所造成的滞留； 等待检查所造成的滞留等。 检 查 数量检查 确认传票内容的过程 质的检查 检查传票内容的过程 核对、点检等 特 殊 记 号 转记 ○◎ 对照两种的传票，记录於右侧 核对 ◇◇ 对照两种的传票，再核对 电话连络 ○◎ 以电话连络，再记录於右侧 整批运搬 把两种以上的传票一起送出 二、事务工程分析的目的 事务性的工作虽然不起眼，并不会对制品的性质产生直接的影响，但其重要性却不可忽视。有时，一个信息传递的错误，比如材料清单写错或者生产计划下达错误，可能给公司带来重大损失乃至灭顶之灾。从信息传递的角度而言应具备准确、及时、充分、便于处理的特点。 事务工程分析的目的在于： 使事务作业标准化。把事务进行的流程图、传递的表单、作业的步骤等——予以规范，可起到易于入门和防范错误的作用。这方面，可以参考本公司所出版的相关制度范本。 信息传递的快速化、准确化。充分利用科技手段对信息传递进行改善，尽可能不假人手完成信息传递。 去除多余的表单文件，减少无效的事务工作。 要达到以上目的，就得对事务工作进行以下检讨： 是否有不必要的表单、文件？ 在必要的时候、必要的地方能获得充分的信息吗？ 是否花费很多时间在填写表单、文件呢？ 能否减少表单、文件的数量？表单、文件的格式能否更单纯，更易于理解？ 传送的方法是否有问题？ 从而找出事务工作执行中存在的问题点，实施改善，使其更为合理。 三、事务工程分析的具体做法 事务工程分析的具体做法与前面所介绍过的几中工程分析类似，以下同样以具体事例的展开来说明事务工程分析的具体做法。 事例背景：某公司的外加工品在入库接收时，涉及的部门包括仓库、采购、品检、财务等，具体操作耗费的时间很长，中途的转账办理也相当麻烦，现在试图通过事务工程分析的方法来获得改善。 1．展开预备调查 当问题点已大致确定，调查对象也明确时，应先展开预备调查。事务工程分析所涉及的项目与其他工程分析差异较大，具体可参考以下项目： 表单或文件的种类内容、频度、张数。 有关联的部署、有关联的人。 表单、文件的流动与所需的时间。 表单、文件的填写方法、填写时机。 表单与事务运行的关系。 对于本事例而言，通过预备调查了解到，外加工品的入库接收一般按以下程序操作： 外加工厂把货品连同交货单、收领单交付给仓库管理人员。 仓库管理人员在检查完货品数量后，在收领单上盖收领章，返还给外加工厂。接着，把交货单送到采购部，货品送到品检部。 采购部根据交货单开出请检单，由仓库人员送到品检部。 收到请检单后，品检人员开始检查货品。货品检查完以后，将货品连同请检单送到仓库，请检单的一联送到财务部。 仓库把货品入库整理，再依据请检单在材料账簿上记下账目，保留一份请检单，将另一联送采购部保管。 财务部依请检单记录财务账。 2．绘制事务工程分析表 依据预备调查所了解的情况，使用表10.1所示的工程记号，绘制事务工程分析表。 绘制事务工程分析表时，应尽量使担当人员、表单的名称、表单和作业或现或流动的关系、表单之间的关系明确化。 对本事例进行分析所得到的事务工程分析表如图10.2所示。 图1