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勘测设计行业合同管理信息系统框架构建 　　摘要：文章对勘测设计行业合同管理中的现状和存在的问题进行了总结，从历史根源、认识根源、法律根源和制度根源上进行了分析， 构建了勘测设计行业合同管理信息系统框架，对出现的预期效果进行了展望。 　　关键词：勘测设计；合同管理；问题 对策 　　一、合同管理现状分析 　　随着经济社会的发展，市场经济制度的逐渐完善，契约精神广泛传播，合同作为契约精神的主要载体，在社会商品交换中广泛应用。现代企业的经济往来，主要是通过合同形式进行的，所以，合同管理作为现代企业制度的重要内容之一，有效对合同实施管理，是在现化企业经营管理中实现成功的一个重要因素。 　　KD集团作为一家大型综合性国家甲级勘测设计和研究单位，所开展的业务范围广，而每一项经济业务都是通过合同的形式进行的。合同数量大，合同种类多，合同金额大，合同执行跨度时间长，协作配合部门众多。以2014年为例，KD集团新签合同数473项，新签合同额高达80亿元。面对逐年递增的合同数量、合同额，其合同管理还处于手工管理阶段，或者各个部门即使运用了一些信息化手段进行管理，但是由于没有进行整个集团内的统一规划设计，在某种程度上形成了信息孤岛，造成管理效率低下，部门间协作不顺，生产业务流程不畅，难以全面掌握合同真实执行情况，为企业的生产经营管理带来了巨大的风险。具体表现为以下几个方面。 　　1. 合同文本管理困难。在合同的档案管理中，传统纸质合同与电子版合同管理无序，查找不便，效率低下，提升了查找成本。 　　2. 合同履约情况控制困难。在勘测设计或工程总承包合同履行过程中，参与人员众多，若合同履约控制仍然靠手工或Excel等原始手段，对合同管理人员来说，效率低下，同时企业的经营管理者难以了解项目的履约的真实情况。合同履约情况作为财务人员的付款的依据，若履约情况存在问题，同样会导致企业面临一定的财务风险。 　　3. 信息汇总困难。采用手工或Excel管理时，由于未能对数据格式进行统一，造成数据的采集不能够及时进行，在耗费了大量时间进行汇总后，所得到的结果还不一定可信。企业经营管理层难以根据其作出正确决策，贻误战机。 　　4. 合同管理人员不能有效参与生产经营管理，进行风险预警。由于合同管理手段的落后，合同管理人员对合同进度、款项结算等关键节点不能有效识别，对合同的收支事项不能准确作出预测，导致企业的财务规划、现金流等预测工作部无有效支撑。 　　随着企业的快速发展，目前的合同管理方式，已经成为制约企业发展的一个关键因素。以国务院国资委、集团公司管理提升活动为契机，在企业范围内建立一个统一的合同管理信息化平台，对合同实施精细化管理，实现合同信息、生产信息财务信息同步更新、协同共享，对于提升企业的管理水平有着重要意义。 　　二、原因分析 　　（一）历史原因 　　当今的勘测设计企业，绝大多数是从五、六十年代的特殊时期起步，经历了漫长的计划经济时期，企业领导和管理人员的思想方法、管理方式以及管理制度都带有那个时代的特征。在计划经济年代，勘测设计的模式，是由上级单位根据地域分工下达勘测设计任务，项目结算使用的是财政拨款，项目进度、资源等一切都均处于上级的计划控制之中。在这个过程中，勘测设计单位只需要组织好生产，不需要关注项目的效益。因此，在长达三十多年的时期内，勘测设计单位是不存在合同管理或者合同履约的。自八十年代以来，随着社会经济形势由计划经济转向了市场经济，勘测设计行业的经营形式也发生的极大变化。由于观念、经验等的缺失，勘测设计合同管理中出现的问题和漏洞，引出了不少教训，交了不少学费。 　　（二）认识原因 　　勘测设计行业不少从业人员对合同关系缺乏准确的认识，其中最主要的就是市场与合同、合同与合同管理两对关系。首先，不能正确认识市场与合同的关系。在如今的市场经济条件下，市场与合同是一种相互依存的关系。企业管理中一项核心内容就是企业合同管理是，企业管理的方方面面都应围绕着这个核心而开展。其次，不能正确认识合同与合同管理的要求。认真区分合同的权利和义务，并按各部门职责分解到各相关部门，由各部门去履行属于自己职责的权利和义务。权利义务明晰，管理到位，责任才能落到实处。企业合同管理不是一个单一事项，而是一个系统工程，需要各部门参与。 　　（三）法律环境 　　面临的法律环境主要表现为两个滞后：合同法律滞后和合同法律意识滞后（戴运乾，2010）。在改革开放的前半，摸着石头过河的情况下，人们所处的合同法律环境是不完善的。由于合同法律滞后，再加上历史和认识的原因，导致我们的勘测设计企业相关人员的合同法律意识落后于经济的发展。合同法律是合同订立和履行全过程的法律依据，也就是说合同要依法订立。任何离开合同法律所签订的合同都是无效合同，不受法律保护。