体系文件程序文件培训教材.pptx

编制：品质管理部 2014.6.10;01 文件管理控制程序;二、质量体系文件的分类 ; 三、受控文件的保管 质量手册正本由品质管理部保管，品质管理部向有关部门或人员发放，并做好发放记录； 程序文件正本由品质管理部保存，品质管理部向有关部门或人员发放，并做好发放记录； 作业指导书正本由品质管理部保存，品质管理部根据工作需要拟定体系文件发放清单，按照清单发放作业指导书，并做好《文件发放清单》； 所有质量记录表格式样各一份品质管理部保存，各城市公司指定专门管理员保存所需要使用的质量记录表格式样以便使用。 所有受控文件的原件一律不外借。;四、体系文件的更改 在使用中发现有必要作出修改时，由提出部门填写《文件修改建议表》上报品质管理部，由管理者代表组织有关部门进行修改，经修改的文件报公司总经理审批后发布实施。 品质管理部负责对更改的体系文件进行控制管理，建立《文件修改一览表》，确保其严格的分类编号、编制、审核、批准、发放管理、有效控制、保管和更改规定，指示其正确执行。 质量体系文件的版本号与其所属的程序文件或作业指导书的版本号应保持一致。;02 记录管理控制程序;d. 质量记录的标识和编目由品质管理部负责统一规定质量记录表格的编号方 法，编制质量记录表格清单，各职能部门按规定的表格使用。 二、质量记录的收集、归档、保存、过期处理。 质量记录表格由开展活动的部门负责收集。 各职能部门负责本部门使用的质量记录的保管。 对过期的质量记录表格，按《记录控制程序》规定进行销毁。 三、质量记录的使用及保管 记录的填写应字迹端正、清晰、条理清楚。不得使用铅笔、红笔填写记录。 记录如需改动，只能在改动处进行划改，不能使原字迹模糊或消失，且原记录人需在改动处签名或盖章。 记录表格上的内容应填写完整，签名栏应经相关负责人签署后视为有效。 质量记录由记录形成部门负责日常保管。 ;03 内部沟通控制程序;04 管理评审;05 培训管理控制程序;三、培训实施及过程;06 合同评审控制程序;二、合同的订立过程： 合同草拟和信用调查：合同草拟由我方拟订合同和由对方拟定二种。 合同的审批：组织相关部门对合同进行评审，填写《合同审批记录》。 合同的报批：合同按流程审批，各审批部门应在各自职权范围内对合同提出书面修改意见，形成最终的合同文本向上级报批。 合同的签署：合同均以公司名义签订，由公司法人或指定授权人签署。 合同的履行：经办部门负责对合同的履行进行跟踪；财务部负责对合同的收、付款内容进行监督。 合同的解除：合同双方共同协商后可以解除。 合同的保管：财务部门负责保管。综合管理部留存合同原件，其他人员经批准保存有关合同复印件。 三、合同管理后效果评估制度： 每年年末对合同履约的总体情况和重大合同履行情况进行汇总评估。 ;07 招标管理控制程序;二、招标流程;08 物资采购及管理控制程序;三、物资采购的实施 1、按采购计划，货比三家，经审批后采购。 2、有合格供应商的，通知在2日内负责将物资送达指定位置。购买到伪劣产品的，可取消其合格供应商资格。 四、采购物资的验证 1、仓管人员根据《物资申购计划单》对采购物资进行验收； 2、对产品质量和服务过程进行调查和验证； 3、发现不合格品的，呈报综合管理部负责人审批，不合格物资按审批意见处理。;;09 供方管理程序;2、管理处客服部负责选择3家或3家以上的保洁、消杀、绿化服务的供方，并填写《服务供方评审表》，并将入选的供应商和评估记录报公司负责人审核和批准。 3、管理处工程部负责选择3家或3家以上工程供方，并填写《服务供方评审表》，并将入选的供应商和评估记录报公司负责人审核和批准。 三、保洁、消杀、绿化供方的考核、年度复审 综合管理部在合同届满前一个月组织对办公物资供应商进行年度复审；管理处在合同届满前一个每月对保洁、消杀、绿化供方进行监督、考核。工程部在合同届满前一个月组织对工程供方进行复审，填写《供方年度工作评审表》。 ;10 标识控制程序;四、标识的管理 管理处负责标识的日常维护与清洁。 项目管理处各岗位员工须穿着规定的工作服，按要求正确佩带工作证，综合管理部负责督导、检查。 城市物业公司不定期对各业务部门的标识使用情况进行检查，对不符合公司标识规范要求的，应及时要求部门予以整改。;11 客户财产管理控制程序;三、客户的私人信息管理要求;12 物业投标控制程序;13 物业承接查验控制程序;3、物业接管初次检查验收。 承接查验小组与移交人从房屋质量、使用功能、外观质量、公用配套设施设备等方面进行核对。 参与开发商、施工单位等现场检查验收工作。 对主体结构、单元住宅、公共配套设施、供水、供电、机电设施设备进行检验。并填写《物业交接验收表》等表格。