办公室日常事务5.ppt

第三章 行政秘书日常事务 ◆办公室管理 ◆通讯 ◆日程安排 ◆接待 ◆印信 ◆值班 ◆应急工作 接待： 接待工作程序：接受任务→了解来宾（来宾的基本情况、来访意图、抵离时间、日程安排）→制定计划→预订食宿→迎接来宾→商议日程→拜访宴请→正式会谈→陪同参观→赠送礼品→欢送来宾→接待小结。 案例： 省教育厅领导派检查组来我校检查实践基地建设情况。背景是近期省教育厅非常注重高等教育的实践工作，2009年准备专门资助一些重要的实习基地建设，率先在一些高校建立样板基地，及时推广实习的先进经验。本次考察是一次重要的考察。（检查组成员中，一位是基建财务处副处长，一位是高等教育处副处长，另两位是重点大学的专家。） 分析： 接受任务：校长；校长办公室；教学科研基地管理处；学生工作处；各学院。 接待方针；接待规格；接待目标。 接待形式：迎送；会见；宴请；座谈；参观等。 安排日程 任务分工：材料、宣传、接待、组织协调、后勤、财务 接待工作计划的制作格式 标题：由接待事项+“方案”组成。如“关于接待香港中文大学代表团的方案”。 正文：来访的起因和背景；来访者的基本情况和来访目的、意图；接待的方针、规格、活动安排和接待责任；接待的经费问题。 附件：如来访者名单，有关对方的背景材料。 提交方案的单位。 呈交时间。接待方案拟好后，呈报领导者审阅批准。 案例分析： 某单位经有关部门牵线，与某外商达成初步意向，欲共同投资，合作经营。于是邀请外商来沪考察并作具体洽谈。领导将接待任务交给办公室全权负责，办公室将三天的接待任务作了如下安排： 第一天上午，派王秘书驾车去机场接回两位外宾，安排到一五星级宾馆住宿，中午全体党政领导出席欢迎宴会。下午参观市容，重点参观浦东新区。晚上，再次举行晚宴。 第二天，安排客人去苏州游览，共有5人陪同。 第三天上午，由党政领导和翻译组成的5人小组与外商洽谈，因时间有限，没有涉及具体事项，只达成初步协议。领导表示将择日再邀请外商前来洽谈。中午，全体领导出席欢送宴。下午，王秘书开车送客人去机场。 1办公室管理 1.1办公室环境管理 1.1.1办公室自然环境最优状态的标准： 方便 舒适整洁 和谐统一 安全 1.1办公室环境管理 1.1.2办公室布局设计 办公室布局分为开放式和封闭式两种。 （1）开放式办公室 开放式办公室是大的空间，包含众多单个工作位置的组合，每一个工作位置通常包括该员工的办公桌、文件和文具、椅子、电话、计算机等设备的存放空间。 包括全开放式办公室和半开放式办公室两种形式。 1.1.2办公室布局设计 (2)封闭式办公室 又称为传统办公室，是指分隔成若干带有门、窗的独立的小房间给一个或几个人使用，带有办公桌等相应的设备。 1.1.2办公室布局设计 分析： 某企业准备在广州成立一销售分公司，租用了某写字楼的一层大厅。其中，要设计包括产品展厅与销售分公司办公区两大区域。销售分公司办公区又包括正副经理办公室、接待区、销售部、技术部、财务部等部门。 请您为其设计布局并说明理由。 1.1.2办公室布局设计 开放式办公室的优点： 降低建筑成本；场地利用率高；重新布局灵活；易于沟通，便于交流；易受上司的监督；容易集中化服务及共享办公设备。 开放式办公室的缺点： 缺乏单独办公的机会；不容易集中精力，员工易受电话、人们来回走动等干扰；很难进行机密性工作；噪音太大。 1.1.2办公室布局设计 封闭式办公室的优点： 比较安全，便于锁门；可以保证工作的秘密性；易于员工集中注意力，专心致志于细致和专业的工作；保护私人空间，易于保护隐私。 封闭式办公室的缺点： 建筑成本高，隔墙、门、走廊等占用空间多并要装修；难以监督员工的活动；难以进行沟通；员工被隔开，易于感觉孤独。 1办公室管理 1.2办公用品的管理 1.2.1库存控制 最大量库存：以防物品超量存储而保存的该项物品的最大数量，库存物品的数量在任何时候都不能超过这个最大量。 最小量库存：是以防物品全部被消耗完而保存的该项物品的最小数量，这样能够保证购买者在所有物品用完之前有充分的时间补充库存量。 1办公室管理 重新订购线：这是提醒购买者库存需要重新订购的标准，它由以下几个因素决定：日用量×运送时间+最小量库存。 例如：每天用去A4纸一包（令） ，运送时间需要2天，最小库存量为10包（令），因此重新订购线就是：1×2+10=12 包。 1办公室管理 1.2.2办公用品的采购 分析：秘书决定为自己的办公室购买一台新的计算机，经过有关领导的同意，他看了一位操作员的演示以后，选好了满意的机型号，开始订