高效工作与时间管理解析.ppt

第*页 第四单元 时间管理常用工具 三、工具之三：待办单 3．待办单的制作方法 3.1列出当天所有任务 3.2确定工作事件（按重要性和紧迫性） 3.3估计各项工作时间 3.4排定时间 3.5临时插入工作先记录、评估，然后安排时间 第*页 第四单元 时间管理常用工具 三、工具之三：待办单 练习：根据前边制定的行事月历来制定出下一个工作日的待办单 3．待办单的制作及使用 第*页 第四单元 时间管理常用工具 三、工具之三：待办单 4．有效制定待办单的建议 4.1每天在同一时间制定，建议在下班前 4.2只定一个 4.3抓住正在做的每一项工作 4.4完成后划掉，盯住下一个目标 4.5要长期坚持，养成习惯 第*页 时间管理其实不是在管理时间，而是在管理事件，我们要运用影响力来解决干扰问题，并通过时间管理原则、时间管理工具学会对事件进行选择，制定出合理的时间计划，改善个人事件管理。 总结 第*页 总结 一百年前，你不是你，我不是我 一百年后，没有你，也没有我 －－王菲《百年孤独》 * 行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。 ??????企业行政人员每天都面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务。但是，这些事务只不过是行政管理这棵大树上的枝枝叶叶而已。概括起来说，行政管理在企业中主要有管理、协调、服务三大功能；其中管理是主干，协调是核心，服务是根本。究而言之，行政管理的实质就是服务。行政部门还必须在“管理“、“协调“和“服务“三方面再上一个档次，才算是一个合格的现代企业的行政管理者。 * 工作缺乏计划 尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处，但我们有的同事从来不做或是不重视做计划，原因不外乎如下几条： 因过分强调知难行易而认为没有必要在行动之前多做思考； 不做计划也能获得实效； 不了解做计划的好处； 计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心； 不知如何做计划。 针对上面的原因，我们做出以下剖析： 尽管有些事情是易行而难料的，但若过分地强调这一点，则有可能养成一种做了再说或船到桥头自然直！的侥幸心理。试问：房子燃烧的紧要关头，消防队员是否应立刻拿起水龙头或灭火筒进行抢救，还是应花费少许时间判别风向、寻找火源、分派工作，然后再进行抢救？ 不做计划的人只是消极地应付工作，他将处于受摆布的地位；做计划的则是有意识地支配工作，处于主动的地位、并提高工作效率。 由于目标中拟定假设的客观环境发生变动，计划与事实常常难以趋于一致，所以我们必须定期审察我们的目标与计划，做出必要的修正，寻找最佳途径。但如果是处于无计划的引导，则一切行动将杂乱无章，最终走进死胡同。 综上所述，由于我们的工作缺乏计划，将导致如下恶果： 目标不明确 没有进行工作归类的习惯 缺乏做事轻重缓急的顺序 没有时间分配的原则 职责权限不清，工作内容重复 事必躬亲，亲力而为 沟通不良 工作时断时续 首先，学会如何接受请托： 对于我们每一个人来说，所面临的请托可能来自部属、上司、其他同级管理者、或是组织以外的人士。在很多请托中，有一类是职务所系而责无旁贷的；另一类虽然也是职务所系，但请托本身却是不合时宜或是不合情理的；尚有一类请托则属无义务予以履行的请托，经常引起我们困扰的是后两类请托。 倘若我们为了想做一个广受爱戴的好人而有求必应，则各色各类的请托将四面八方地源源涌来。一旦他办不妥委托的事项，则不仅他所企求的爱戴将化为乌有，而且他将丧失请托者尊敬。明智地接受请托的重要性在于：第一：拒绝是一种量力的表现。有的请托若由他人承受可能比你承受更为恰当，你不妨对请托者提出适时的建议。第二，拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。倘若因勉强接受他人的请托而扰乱自己的步伐，是不合理的、不明智的。 所以在我们接受请托之前不妨先问问自己：这种请托是属于我的职责范围内吗？对实现我的目标有帮助吗？如果接受它，将付出什么代价？如果不接受他，则需承担什么后果？经过这一番成本--效益分析之后，你就可以决定取舍了。 其次，学会利用资源： 对于基层人员而言，要善于利用资源，学会从相关的部门或人员手中获取所需的资料，既节约了时间，又保证了信息的正确性。比如你想了解本月度部门考勤信息，不妨去问问部门秘书；想了解公司的考勤信息，不妨去问问公司的考勤管理员；等等。 对于管理者而言，他们经常容易犯下面的错误： 担心部属做错事； 担心下属表现太好； 担心丧失对下属的控制； 不愿意放弃得心应手的工作； 找不到合适的下属授权。 其实每个人的精力都是有限的，尤其是管理者应当学会授权，将主要的精力和时间放在更重要的事情上。 时间控制不够 我们通常在时间控制容易陷入下面的陷阱： 习惯拖延时间 不擅处理不