日常费用管理制度第九版.doc

山西煤炭进出口集团有限公司 费用支出及报销管理制度（试行） 第一章 总则 第一条 为规范山西煤炭进出口集团有限公司的费用支出及报销管理，明确各项费用的开支标准、范围和报销审批程序，特制定本制度。 第二条 本制度所指的费用主要是指以现金、支票、汇款方式支付的集团日常管理费用、资产购置费用、基本建设支出等。 第三条 本制度适用于集团公司及各分公司、办事处。所属子公司参照执行。 第二章 报销审批程序及费用报销规定 第四条 审批程序 （一）日常费用报销审批程序: 1.各部门人员根据费用支出及报销内容填写相应的单证。 2.各部门负责人核实并签字。 3.财务部门审核。 4.各部门主管领导签字。 5.财务主管经理签字。 6.总经理签字。 7.财务负责人签字。 （二）借款及领用支票审批程序 1.各部门人员根据费用支出内容填写现金借款单或支票领用单；差旅费借款需注明出差地点及时间，其他借款需注明用途。 2.各部门负责人核实并签字。 3.主管领导签字。 4.财务负责人签字。 特殊事项及规定： （1）5万元以上的现金借款，必须经财务主管经理签字批准。 （2）现金及支票借用人，必须是集团正式职工，非集团正式职工，不得以正式员工名义借款。 （3）申领支票时，必须向财务部门提供收款人信息。财务部门根据收款人名称、付款金额、款项用途开具支票并加盖财务印鉴；如无法准确提供收款人名称或金额，必须将支票小写金额（预计消费金额上限）前加标人民币符号，禁止签发未注明用途、未限制金额的空白支票。获取发票时，必须要求开票方将原始发票各项内容填写完整。 （三）异地汇款支付审批程序 1.各部门人员根据汇款内容填写汇款申请单； 2.各部门负责人核实并签字。 3.财务部门审核单据。 4.各部门主管领导签字。 5.财务主管经理签字。 6.总经理签字。 7.财务负责人签字。 （四）报销规定 1. 费用报销时间为每周二、三、四、五上午。 2. 财务审核单据时间为每周一、二、三、四上午。 3. 费用报销一般为当日审核次日报销，特殊情况除外。 4. 差旅费及大额现金借款（三万元--五万元以上）需提前一天预约，并在工作结束后7个工作日之内报销并结清余款，前次借款未报销者，一般不得再次借款。 5.各部门人员在本市发生的一次性费用开支在一千元以上的，原则上使用支票结算方式。申领支票须填写支票领用单和支票登记簿的有关内容。 经办人在取得支票后尽快办理结算报销手续。属于提前质押类的，在工作项目完成后的7个工作日内应及时结算并报帐，质押期限不得超过6个月，由于特殊原因工作还未结束的，可先行结算已发生的费用，然后再次申领，以免造成核算跨期或使费用分摊起伏过大。对于借用支票2张以上未及时报帐者，财务部门将不再对其签发支票。 第五条 费用报销单据 按照不同用途，集团公司费用报销及付款单据分为6种类型。各部门人员根据不同项目及内容填写相应的费用报销单据。 山西煤炭进出口集团有限公司现金借款单 主要用于各部门人员出差借款、临时借款时使用。出差借款需标明出差时间、地点，临时借款需标明用途。 2．山西煤炭进出口集团有限公司差旅费报销凭证 主要用于各部门人员报销差旅费时使用。报销时按照单据格式及内容准确填写，单据上没有的项目不得随意添加。出差人委托他人代为办理报销手续时，经办人处必须填写经办人姓名，不能代签出差人姓名。 3.山西煤炭进出口集团有限公司支票领用单 主要用于各部门人员以同城（太原市以内）转账支票方式支付各项日常费用时使用。使用时必须注明用途、张数、计划开支金额。支票使用后将支票存根及原始发票一并报销，如申领支票时可同时提供发票等原始凭据，则可以直接使用费用报销单据按照审批流程一次性完成领用、报销手续。 4.山西煤炭进出口集团有限公司费用报销凭证 主要用于各部门人员以支票或现金方式支付各种日常费用后报销时使用。使用时必须写明报销人所在部门、姓名、报销日期、费用项目、金额、支付方式、附件张数等内容，审批栏按照审批程序由各级领导签字时使用。 5.山西煤炭进出口集团有限公司汇款付出凭证 主要用于各部门人员以异地（太原市以外）汇款方式支付各种日常费用时使用。各项日常费用需要异地汇款时，经手人需同时提供领导批示、相关合同协议、发票等原始凭证，并按照审批流程办理汇款手续。属于预付性质的款项，经办人需在款项汇出后七个工作日内将正式发票交回财务部门，逾期未交回者预付款将转为其个人借款逐月从工资中扣回。 6.山西煤炭进出口集团有限公司单证粘贴单 主要用于各部门人员报销各项费用粘贴单据时使用。使用时，单据粘贴不要超过粘贴单内部粗框线（单据较多时，不得超出内部虚框线），票据粘贴时每张不得粘贴过多，以免影响凭证的装订。 上述单据的填写要求书写规范，字迹清晰，将支出及费用发生的时间、事由、金额