浅谈卫生监督行政相对人档案的建立与应用.ppt

浅谈卫生监督行政相对人档案的建立与应用 海盐县 陆海峰 2013年9月 卫生监督行政相对人档案 卫生监督行政相对人档案是指各级卫生监督机构在对行政相对人进行行政许可、监督管理过程中直接形成的，具有查考利用价值的各种文字、图表、磁性载体、电子文件等历史记录，是卫生监督机构档案全宗的重要内容。——《浙江省卫生监督行政相对人档案整理规则（试行）》 （以下简称《规则》）第二条 建立卫生监督行政相对人档案意义 建立行政相对人档案，可使行政许可与事后监管相结合，不仅可以有效掌握行政相对人的动态情况，促进行政相对人的守法诚信意识，同时能够使行政执法责任体系建设有一个更好的管理平台，工作的可追溯性得到加强，保证卫生监督机构规范地实施行政管理。 行政相对档案的基本建档要求 纳入卫生监督所档案全宗——《规则》第三条 按属地管理原则建立——《规则》第四条 包括行政许可、变更、延续、复核、日常监督管理、不良行为、注销等活动形成的文件材料，并进行分件整理——《规则》第五条 归档材料要求——《规则》第六条 歇业满五年后可销毁 ——《规则》第七条 归档时间要求 ——《规则》第八条 按证（备案）建档，一证一档，一档多卷——《规则》第九条 卫生监督行政相对人档案分类 根据目前赋予卫生监督机构的职责，卫生监督的行政相对人主要是公共场所、职业病检查机构、职业病诊断机构、放射诊疗单位、医疗卫生单位、集中餐饮具消毒单位、消毒产品生产企业、学校、病媒生物控制单位等监管对象。 卫生监督行政相对人档案现状 行政相对人档案选择性建档，遗失严重； 档案不完整，导致信息不完整，利用价值低； 日常监管材料未能及时归入相对人档案，遗失较多，或不更新成死档； 档案号编制不科学，查阅不便； 档案动态管理与日常监督未能有效结合，监督信息与档案的同步性差； 手工建档，工作繁重； 等等 海盐卫生监督行政相对人档案信息化尝试 2006年建立职业病危害企业纸质一户一档。档案号参照《中图法》图书分类方法，建立索引，查阅方便，但动态监管材料归档工作繁琐，如件内目录编目。 2009年建立纸质和电子双套制的镇级卫生监督协管行政相对人档案。利用EXCEL建立以一览表、档案首页、卫生监督检查情况记录表》为主要内容的档案，纸质打印后附原始资料，单元格引用和超链接功能基本信息同步生成，监管信息按月录入实时更新档案。 2012年全部建立卫生监督行政相对人档案，并利用ACCESS数据库软件，设计卫生监督行政相对人档案编目数据库，实现档案建档编目的数字化管理和同步打印，规范行政相对人档案的建档和管理。 2013年，省市县三级联合在浙江省卫生监督信息系统开发行政相对人档案信息化模块，目前项目正在进行中。 海盐县2012年行政相对人档案情况：分类存放，查阅方便 封面、盒脊同步生成打印 盒内目录同步生成打印 件内目录同步生成打印 行政相对人档案信息化的目的 实现行政相对人监督信息与行政相对人档案的同步管理，实现行政相对人档案的数字化管理，有效解决传统档案管理中存在的编目查询不方便问题，提高档案收集、整理、贮存的效率，方便档案的查询，增强档案的服务功能具有重大的意义。 基于省系统的档案编目查询系统建设方案 1. 用户管理：以现有浙江省卫生监督信息系统的用户管理模式，特别是分片区管理模式，实现一级使用用户的行政相对人档案网格化管理，上级用户可以通过查阅档案目录实现对下级档案管理员档案建立与应用的管理。 2．用户权限设置 增加相对人档案管理员角色，设置可选择的录入、查询、统计、档案检查、档案借阅登记权限。 管理员端实现基本设置和权限管理： 组织机构——机构管理——卫生监督机构信息，增加单位档案全宗号、行政相对人档案类别号两个子段。全宗号字段来源于地方档案局或由省局统一提供，用于用户端档案号编制。行政相对人档案类别号，根据单位档案全宗的档案类别赋值，用于用户端档案号编制时。 对用户组进行档案管理权限维护。 3．系统构架 构架于新版浙江省卫生监督管理系统内，在该系统内新增行政相对人档案管理模块。模块内行政相对人数据调用行政许可和监督管理模块的行政相对人数据。 第一层次：行政相对人档案管理 第二层次：公共场所卫生、职业卫生等 第三层次：对应的沐浴场所、住宿场所等 第四层次：录入、查询、统计模块设计 录入子模块 录入子模块用于行政相对人档案的档案号编制，并用于非行政许可行政相对人的新增，如学校、幼托机构等； 基本信息显示行政相对人档案目录所需的基本字段：全宗号、类别号、片区号、案卷号、行政相对人名称、地址、法定代表人（负责人）、联系电话、许可证号、许可范围、发证日期、注销日期、盒内文件情况说明、整理人、检查人、建档时间（检查人确认时间）等十五个字段（字段内容，除红色的字段外，均由行政许可模块数据引用生成，可打印封面