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XYZ集团管理信息化教程 GULOUXIA 第一部分 管理信息化的观念 科技对管理引发的影响 谈管理的“信息化”，首先要认清信息技术(IT：Information Technology)作为管理的“工具”，可能产生的影响与作用 工具是别人“工作经验与智慧的结晶”，它会改变我们原有工作的“方法”，而这正是我们要用新工具的原因。 洗衣机案例和信息技术 洗衣机是一个新工具，我们用它来协助我们更轻松地把衣服洗干净，使用的方法当然与原先用手来洗是大不相同的。 电脑是一个新的管理工具，当然它就会改变我们原先手工管理下的想法与做法。如果坚持原有做法而不愿改变，就像买了洗衣机，却仍然坚持要把原来的洗衣板放在洗衣机里用手来洗一样，是没有意义的想法与做法。 洗衣机案例说明了什么 因此，就原有手工管理的经验来看待信息化的需求与做法，绝对是错误的。 手工作业下许多管理的思想与方法，都因信息化而起了本质上的变化，需要做彻底的更新。 管理信息化 一个企业的“管理”是泛指其内部各项职能的规划、执行、控制等工作。 因此，一个企业的“管理信息化”，是指将内部的“管理”工作加以“信息化”，即利用信息技术来协助企业进行各项管理工作。 开车案例 电脑可以协助我们快速地处理大量的信息，使人员可以更顺利地工作与做决策，就像开车可以协助我们快速地移动，大量节省交通所需要的时间一样。 当然，要“开车”就必须要有“车”，而且必须学会“开”车。同理，企业的“信息化”也包含了两个内容，即“信息”和“化”二者。前者是指企业组建了一套用电脑与网络来处理信息的系统(其最基础的部分即是ERP)，而所谓“化”则是指企业能够顺利地运用这套信息系统来进行管理工作。 开车案例说明什么 换言之，信息化不仅在建立一套信息系统，更强调了该系统在管理上的应用。这就像“开车”不只是看车本身的好坏，更要重视驾驶者的技术与修养，二者的道理是一样的。 管理信息化的目的：管理革新 信息化可以让我们处理大量的数据，但这也是手段，其目的是为了企业的管理革新(Management Upgrading)，或称为管理的优化(Management Optimization)。这个道理和开车是一样的。 革新就是改革、改善，或称为变革，也就是俗称“优化”的意思，其目的在获得“进步”。 库存案例 我们将库存管理信息化后，可以随时且迅速地了解库存作业所产生的信息，把进销存等各项交易状况掌握的十分清楚，但真正的目的是在保障供应销售所需前提下，把库存水平尽量地降低，因而节省了大量的营运成本与经营上的风险。 因此，我们强调了企业“管理”的信息化，而非仅是“信息”的电脑化而已。 革新是痛苦的 有没有哪一种革新的方法是很自然的、一听就懂的、愉快的、人们乐于去做的呢？ 没有！ 为什么没有呢？因为任何革新的方法都要求改变原有的想法和作法，它违反了我们原有的“惯性”，而必将造成不舒适的感觉 钻石模式 Leavitt教授以“钻石模式”明确地指出：有效的变革需要“同时”改变“科技、工作、结构、人员”四大项目，缺一不可。 企业在信息化时不能专注在信息技术(IT)本身，而要更多地关注IT对人员、工作、和结构三者将产生的影响与变革。 具体的做法将由人员的培训开始。 管理信息化的关键：人员培训 虽然管理信息化牵涉到许多信息技术以及管理技术的应用，其中有些技术问题还颇复杂，但就“应用面”而言都是一般人学得会，也可以充份掌握的技术。 就像车子一样，某些制造车子的技术的确很复杂，但要学会开车并不困难，一般人都可以学会。 企业信息化的行动失败？ 因为内部的人员没有先好好的学习。 管理信息化的“关键”在于人员培训。 信息化管理系统的建构 信息化管理系统的构建可分成两个部份：选型与实施。 “选型”是指选择信息系统本身的组成元素，即电脑设备与应用软件系统，其中设备部分又包含了网络与通讯的考虑。 “实施”则是指将ERP软件系统导入到公司内的行动，其主要内容有二：人员的培训、流程与制度的调整。 企业信息化实施的目的 实施的目的在顺利运行ERP，即企业能顺利地操作ERP，应用各项信息化的管理技术，有效地执行各项运营职能，并创造巨大的管理效益。 信息化管理系统的构成 以“技术”的观点而言，ERP的选型是“信息技术”的考虑，而ERP的实施和往后的运行，则是“管理技术”的应用了。 书的案例 ERP有如一本书，把书买到手并不表示我们已经理解了书中的内容，还需要念书。书本内容的取舍是“选型”的考虑，而念书就是“实施”的问题了。书念过了，并不表示就一定会用书中的知识，就算会用也不表示就一定用得正确、高明。同样的，实施ERP后还要进一步重视“运行”的课题，即如何才能充分地、正确地将信息化的ERP管理技术应用在公司的管理工作中。 E R P 管理系统比喻