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《40.DA/T 22-2016 归档文件整理规则》.pdf
中 华 人 民 共 和 国 行 业 标 准
归 档 文 件 整 理 规 则 DA/T 22-2000
1 范围
本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。
2 定义
本标准采用下列定义。
2.1 归档文件
立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保
存的各种纸质文件材料。
2.2 归档文件整理
将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装
盒,使之有序化的过程。
2.3 件
归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿
为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发
文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文可为
一件。
3 整理原则
遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,
便于保管和利用。
4 质量要求
4.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整,字迹模糊或
易退变的文件应予复制。
1
4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合
档案保护要求。
5 整理方法
5.1 装订
归档文件应按件装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,
附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来
文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。
5.2 分类
归档文件可以采用年度一机构(问题)一保管期限或保管期限一
年度一机构(问题)等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳
定。
5.2.1 按年度分类
将文件按其形成年度分类。
5.2.2 按保管期限分类
将文件按划定的保管期限分类。
5.2.3 按机构(问题)分类
将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以
取舍)。
5.3 排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重
要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4 编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的
空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保
管期限、件号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项(见图 A1。
图示中“*”栏选择项,不选用时无须设置。以下同)。
5.4.1 全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。
2
5.4.2 年度:文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,
如 1978。
5.4.3 保管期限:归档文件保管期限的简称或代码。
5.4.4 件号:文件的排列顺序号。
件号包括室编件号和馆编件号,分别在归档文件整理和档案移交
进馆时编制。室编件号的编制方法为:在分类方案的最低一级类目内,
按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。
5.4.5 机构(问题):作为分类方案类目的机构(问题)名称或规
范化简称。
5.5 编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
5.5.1 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时,只对复文
进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页
数、备注等项目(见图 A2)。
5.5.1.1 件号:填写室编件号。
5.5.1.2 责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或
署名者。
5.5.1.3 文号:文件的发文字号。
5.5.1.4 题名:文件标题。没有标题或标题不规范的,可自拟标
题,外加“〔〕”号。
5.5.1.5 日期:文件的形成时间,以8 位阿拉伯数字标注年月日,
如
5.5.1.6 页数:每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为
一页。
5.5.1.7
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