《07-PP-CM采购与应付矩证-091022》.xls

PP.03 PP.02 PP.01 《营销部经理工作标准》、《营销部副经理（采购）工作标准》、《营销部采购业务科主管工作标准》、《营销部采购业务科主管助理工作标准》、《营销部采购业务科业务员工作标准》、《合同报审表》、《大宗原燃材料价格评审资料》 中国铝业电子商务系统采购平台寻源方式 每半年一次 《合格供方目录》、营销部各科上半年供应商评审情况 试用单位 试用报告 借款单 必须明确不合格物资的相关管理程序，对不合格物资，须依据相关规定办理让步接收、退货、索赔等事宜。对于不接受的原材料已与其它原材料作适当区分，且定期监督以确保及时退回给供应商。 《物资供应管理制度》、《不合格品的控制程序》、《特许/让步审批通知单》 《订单更改/删除申请表》、《未收货的采购订单清单》 合同登记台账 《合同法》、《物资供应管理制度》 建立严格的采购与付款管理制度，如采购计划、供应商管理、采购执行、付款管理等，规范公司采购和付款行为，同时规避风险。 建立采购与付款管理岗位责任制，明确采购及付款管理部门和岗位的职责权限。非经常性的采购（如资本支出或持续性订购）及超过特定金额的采购应取得更高权限管理层批准，金额重大的，还应体现集体决策。 生产、经营、项目建设等部门，应当根据实际需求准确、及时地编制需求计划，经需求部门相关权限负责人审核后及时报送采购部门。需求部门提出需求计划时，不能指定或变相指定供应商。对独家代理、专有、专利等特殊产品应提供相应的独家、专有资料，经专业技术部门研讨后，经具备相应审批权限的部门或人员审批。 超过存货库存安全区间的，应及时（至少在3个工作日内）进行分析和查找相应原因，按审批权限向相关领导进行请示，并采取必要的措施 依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况，对有可能影响生产或工程进度的异常情况，应出具书面报告并及时提出解决方案，采取必要措施，保证需求物资的及时供应。 对拟签订框架协议的供应商的主体资格、信用状况等进行风险评估；框架协议的签订应引入竞争制度，确保供应商具备履约能力 建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等作出明确规定，并在与供应商的合同中明确退货事宜 财务部门应定期（建议每月一次）与采购部门核对供应商的往来款项，并会同采购部门定期（建议每季度一次）与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项，发现差异应及时查明原因并纠正，重大问题应向适当权限管理层报告。 是 子流程名称 采购业务的授权审批 R1：采购业务未经合理授权及审批 C5 C6 基于采购申请创建的采购订单的总采购量受采购申请总量的限制，如果超出，系统无法生成采购订单，需重新执行采购申请的审批程序来追加采购量。 由分公司财务部供应商管理人员跟进总部当月下发的关联方清单在模版中填写贸易伙伴性质，交分公司财务部会计科主管审核后盖财务公章，并将其扫描件和对应的电子版报总部财务部进行最终审核（C10） 信息需要更改前，相应部门需要提交《供应商主数据变更申请》，经部门主管审核签字后，交分公司各个相应部门数据维护人员在系统中更改供应商信息。（C11） 每月末，相关供应商信息维护部门需要从系统中导出供应商信息变更清单，交部门主管审核本部门维护的系统信息是否与审批后的变更申请内容一致后，签字确认。（C12） 收货入库 R1: 收货入库未被准确记录到系统中 C2 为防止舞弊情况发生，质检送样单上不体现供应商的名称。 C3 C4 在进行过帐并生成入库单时，同一采购订单下的入库单的总数量受采购订单总量的限制，如果超出，系统无法生成入库单，需人工检查是否为过帐错误或需执行创建新的采购订单的审批程序。 R4：退货业务系统处理不准确不完整 付款与结算 PP.03.01 R1: 采购结算金额未被准确记录 C1 R2：采购结算金额未被完整记录 R3：采购结算金额不准确 否 文档编码 07-PP-CM 流程名称 采购与应付账款 子流程编码 PP.01 子流程涉及的财务报表科目： 不涉及 流程描述控制点编号 会计报表认定 风险点编号及风险点描述 控制目标 是否控制存在 手工及手工依赖IT控制点编号 IT系统控制点编号 控制活动简介 相关事务代码 该控制所属部门 是否为关键控制 是否为反舞弊控制 预防型/发现型控制 手工/IT/手工依赖IT控制 控制频率 常规/非常规/估计交易 控制执行人 控制存在证明性资料 控制设计是否充足 该控制是否有效执行 适用的IT系统 CAVR 控制有效性结论 (由管理层做出） 发现问题汇总表的勾稽编号 PP.01.02 E/O 确保采购业务的各个重要环节均经过合理的授权与审批 N/A ME51N/ME52N/ME55(生成/修改/审批采购申请） 二级单位/矿产资源部 预防型控制 手工依赖IT控制 每次 常规 分厂厂长 SAP系统中已审