企业档案数字化管理的思考.pdfVIP

信息化建设 信息社会是信息充分共享的社会，只有通过共 严重缺失，更使档案部门网络化建设显得举步维艰。 享，信息这一战略资源才能得到最大限度的开发和 一、人才的引进与培养 利用。档案作为人类社会活动历史的伴生物，以其 面对电子档案管理方面的新问题，一些档案管 记录信息原始性和真实性，成为信息家族中的重要 理工作者的态度是静观其发展，等待上级来解决。 一员。档案记录社会活动的广泛性激发了现代社会 这是一种不可取的消极态度，其害有=：一是电子文 对档案信息的需求。在信息环境下，各种信息存取 件的产生处于失控状态，会给以后档案的管理工作 技术、新型文献载体、大容量数据库和国际瓦联网的 造成一系列的麻烦，因为电子文件有别于纸质文件 出现及广泛应用，为档案信息的利用提供了技术支 管理的显著特点，就是必须在电子文件的设计阶段、 持。因此，企业建立数字档案管理系统，通过快速有 形成阶段和使用阶段对其进行监控，否则电子文件 效的信息交流，实现档案信息资源的充分共享，成为 的真实可靠性以及归档保存的技术、标准等一系列 当前信息环境下档案利用的新趋势。 问题都难以确认和确定。二是档案的信息会因没有 计算机网络可以给档案部门、档案信息用户带 及时管理而丢失。这是因为电子文件存储的形式是 来许多便利，给档案工作发展带来新的契机。计算 由数字代码组成的，而不是文字形式，并且是通过一 机网络不受时空限制，可全天候开放，任何用户只要 套特定的程序来控制的，这样对数据的改动就非常 企业挡莱数宁抽管理的愚，考 蠡礞。。$缓。。．，，黼％ 溉。一勰鞠皿≯豁。； ；。瀚。 。滞。 黪。， 。。潮。。 ，龋。 。翳。。一。 。熬。 。戮。 。。m。 。魄 声。 。一。 8秽 。绷8 8糟矿4麴矿 8菸 8描∥8嚣萨 8舻 2∥“翻∥孝缫8 “糍8 8霸扩“袖矿 “鞲萨8鞲产 “#矿 8群 气 公安部第一研究所张彬 拥有一台网络终端，便可随时随地浏览网上各类档 容易；储存电子文件信息的载体为磁盘、磁带、光盘 案信息，这些信息不仪包括文本型文献，而且还包括 等，这些介质抵抗外界不良因素的能力比较差，往往 声音、图像等多媒体信息。网络提供的各种功能强 因为保管不善造成破碎、变形或其它物理的、化学的 大、灵活、实用的检索工具，使检索成为一项轻松而 损坏，即使不造成损坏，随着时间的推移，其存储的 愉快的工作。档案用户之间、档案馆(室)之间、档案 信息也会出问题。所以面对电子档案的出现，档案 用户与档案馆(室)之间的地理距离由于网络连接而 工作者必须迎头而上，绝不可消极、等闲视之，这就 消失，彼此之间的交流与合作将在档案管理工作中 需要专门的人才。 普遍应用，促进档案管理现代化水平的提高。 人才是各项事业发展的基石，档案工作也不例 各个专业网络管理系统都在有目标、有计划地 外，而且需求非常迫切。第一，转变档案管理工作的 快速发展，档案管理工作也不能置身于外。然而，档 观念，摒弃对档案工作旧的认识，积极引进人才，在 案网络化建设并非是一蹴而就的，一些主观和客观 各项待遇上与其他专业人才一视同仁，留住人才，并 因素使得档案网络建设显得困难重重。首先是人 给他们足够的发展空间，利用这些人才，积极推进档 员、资金困难。其次，档案管理系统的编制和完善有 案网络化、现代化建设。第二，现有的档案人员要学 待进一步发展。再次，档案信息本身具有其特殊性， 习新知识以适应档案事业的新情况。档案事业面临 需要正确处理好档案开放与保密关系，在不违反《档 最大的新情况就是档案的数字化管理，数字化是以 案法》、《保密法》及《著作权法》有关规定的前提下， 新知识、新技术为背景的，档案工作者必须学习新知 保证有关档案信息能及时上网，供网上用户查询将 识、新技术，诸如计算机技术、通信技术、新材料技术 是一项艰巨的任务。档案部门各种专业技术人才的 等，以便深刻认识电子档案、了解电子档案。第三， … 爹……～ …灞 瑟机电兵船抬案》2009年第5恕