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Office模板的使用与网上资源 　　使用 Office ，尤其是 Word 的朋友，相信不在少数，也许你是天天跟它们打交道，或者是隔三差五地用它们进行一些编辑，但对于 Office 模板，你是否对它也如其他操作一样耳闻目熟？而且，我们是否有使用模板的必要？ 　　回答是肯定的，在日常操作中，我们往往有这样的经历：写一封公函，内容大家都清楚，但什么才是标准的格式却不甚了了，总不能让我们的公函不伦不类吧？制作名片，手边没有专业的名片制作软件，只能用 Word 来做了，但别看那样小小一张名片，名堂还不少，标准大小是多少？大小不一的字体，不对称的排列，跨行与跳行，等等，保管让你一个头两个大；好不容易为一篇文章制定好了各种排版与样式，以后需要制作相类似的页面时，还得重新排制；等等。是不是很麻烦呀？ 　　当然，如果你懂得使用模板，那又是另外一回事了。所谓模板，它是一种指定了固定格式、样式与其他属性的，可以直接套用的文件，利用它，你可以跳过许多让人心烦的冗长的操作过程，直接进行内容的书写。 　　说起模板似乎很抽象，事实上，每次你打开 Office 程序并创建一个新文档的时候，都在使用模板，只不过它们是共用型模板，包括文档的初步设置，如文档边缘宽度，纸张大小与方向，字体属性，等等，它们作为共用型模板，在创建每个新文档时都起着非常重要的、必不可缺的作用。而那些所谓的特殊模板，只不过是在这种通用模板的基础上进行了一些改动以适应特殊需要而已。 　　一．模板基础： 　　1．共用模板与文档模板： 　　任何 Office 文档都是以模板为基础的。模板决定文档的基本结构和文档设置，例如自动图文集词条、字体、快捷键指定方案、宏、菜单、页面布局、特殊格式和样式。模板的两种基本类型为共用模板和文档模板。共用模板包括 Normal 模板，所含设置适用于所有文档。文档模板（例如“新建”对话框中的备忘录和信函传真模板，图一）所含设置仅适用于以该模板为基础的文档。例如，如果用备忘录模板创建备忘录，备忘录能同时使用备忘录模板和任何共用模板的设置。Word 提供了许多文档模板，您也可以创建自己的文档模板。 图一 　　2．创建新的模板： 　　文件/新建，弹出如图二的窗口： 　　 图二 　　图二中，共有常用、WEB页、报告、备忘录、出版物、其他文档、信函和传真、英文向导等八种模板，通过点击右下角的文档或模板单选按钮，既可以在已有模板的基础上创建新的文档，也可以在已有模板的基础上创建新的模板。 　　这些模板都是可以直接拿来套用的，但如果没有采取完全安装，当你在调用某个模板时会弹出个窗口，提示放入 Office 光盘以读取相关资料。 　　3．共用模板的调用与修改： 　　前面我们说过，每创建一个新文档都会调用共用模板（名为 Normal.dot），因此新建的文档将继承一切共用模板的属性。那么对于共用模板，我们是否能进行改动呢？ 　　回答是肯定的。由于西方办公系统与中式传统方式的偏差，非常适用于西方的共用模板属性并不太适合于国内用户，很简单的例子就是： Office 中默认的 A4 纸张类型，却跟我们真正习惯的 16 开页面有着不小的偏差。 　　按照 16 开纸张的实际大小，解决办法有两个，一个是创建新的文档模板，以后通过新建命令选择该模板从而进行调用；另外一个办法是直接改动共用模板的属性，以后由 Office 直接调用。前一种方法比较麻烦，所以可以采用后一种办法。 　　首先要找到共用模板文件，在默认安装状况下，它的地址为：C:program filesmicrosoft office emplates ormal.dot ，只需改动该文件，然后再保存就行了。 　　具体改动方案是：在页面设置中，将上下左右边距均设为 2 厘米，在纸张大小中，将宽度由 21 变为 19.5 厘米，将高度由 29.7 厘米改为 27 厘米，而这就是最标准的中国式 16 开页面。如图三： 图三 　　当然，除了如上的改动，你还可以将共用模板改成任意样式，不过既然是共用模板，不要把它改得面目全非方是正理。 　　二．模板的直接套用： 　　前面我们说过，模板的作用在于它的方便，现在我们试着使用它的名片制作向导模板来制作一个简单的名片，体会一下模板的方便。 　　1．打开向导： 　　文件/新建/其他文档，然后找到名片制作向导。如图四： 图四 　　弹出如图五的新文档，点按下一步就可以开始制作名片了。 图五 　　2．选择名片样式： 　　从样式下拉框中选一个你喜欢的样式，样式下会有一个预览区，非常直观地将各种样式显示出来。如图六： 图六 　　3．名片大小： 　　既可以自定义(Custome)，也可以选择标准大小(即 88.9 X 55 毫米)，如图七： 图七 　　4．决定名片生成方式： 　　既可以单独生成名片，