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会计档案整理方法讲义 一、会计档案概念 会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。（财政部和国家档案局财会字[1998]32号《会计档案管理办法》第五条） 二、会计档案的内容与归档范围 1、会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证； 2、会计帐簿类：总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡片，辅助帐簿，其他会计帐簿； 3、财务报告类：月、季、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。 4、其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。 ★注：实行会计电算化的单位，打印出的纸质会计档案、有关的电子数据　和相应软件资料也应归档。 三、归档时间 当年形成的会计材料，由财务会计部门的专（兼）职人员在次年第一季度内按立卷要求分类整理装订，在财务会计部门保管一年后，由会计部门编制移交清册，向本单位综合档案室移交统一保管。 四、保管期限 会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。 各类会计档案的保管期限参照下表所列保管期限执行 序号 档案名称 保管期限 备注 一 会计凭证类 1 原始凭证 15年 2 记账凭证 15年 3 汇总凭证 15年 二 会计账簿类 4 总账 15年 包括日记账 5 明细账 15年 6 日记账 15年 现金和银行存款日记账25年 7 固定资产卡片 固定资产报废清理后保管5年 8 辅助账簿 15年 三 财务报告类 包括各级主管部门汇总财务报告 9 月、季度财务报告 3年 包括文字分析 10 年度财务报告 永久 包括文字分析 四 其他类 11 会计移交清册 15年 12 会计档案保管清册 永久 13 会计档案销毁清册 永久 14 银行余额调节表 5年 15 银行对账单 5年 五、会计档案分类 通常情况下一个全宗中会计档案为一级类目（9或kj），不同单位的会计部门有不同的分类方法，一般常用的有以下两种： （一）年度——形式（名称）——保管期限分类法。即把一个单位形成的会计档案首先按年度分开，再把一个年度的会计档案按财务报告、账簿、凭证、其他材料四种形式分为四大类，在四大类内按永久、25年、15年、10年、5年的顺序排列。这种分类方法简便易行，分类与保管统一，便于查找和利用，适用于单位预算会计、企业会计，是应用广泛的一种分类方法。 （二）形式（名称）——年度——保管期限分类法。即把全部会计档案分成财务报告、账簿、凭证、其他材料四大类，在四大类内按年度排列，每一年度内按保管期限长短依次排列。这种分类方法实现了同一形式会计档案的集中排列，方便查找利用，适用于形成会计档案数量不多的基层小型单位。 六、会计档案整理 1、会计凭证类：凭证一般按月整理，按凭证号顺序排列，凭证封面要写清楚凭证起止号和总张数。装订时要摘除凭证内的金属物（如钉书钉、大头针等），加上会计凭证封面和封底，在左上角“两孔一线”或左侧“三孔一线”线绳装订，再封粘装订线，并在封粘处骑缝加盖装订人印章，以示负责。 2、会计财簿类：可以维护原来的账册分类。总账、明细账太薄的账册相近的科目可以合并，太厚的账册可以分开装订。现金日记账、银行日记账是订本式的一般不要拆开订，维护原状就行。订本式账簿中的空白帐页要保留，保持其原来面目，对有字的帐页依次编写页号。活页式或卡片式账簿应去掉帐夹，抽出空白页，应保留已设置会计科目但无业务发生的帐页，对已记帐的帐页依次编写页号。 3、财务报告类：年度财务报告（包括年度会计报表、附表、附注及文字说明）要单独组卷，永久保管。月度、季度统计报表一年一卷。财务报表太少的，年报、月、季报合一组卷的，保管期限从长为永久。 4、其他类：会计档案保管清册抄写好时作为查找目录和移交目录放在外面用，待保管期限满后与会计档案销毁清册一起装订成册归档，永久保存。会计移交清册由会计装订在当年的会计档案内，可以和报表一起装订。 报表和账册的整理要与其他档案一样编写页号，编页号，只编有文字的页面，正面编在右上角，背面编在左上角。抄写卷内目录，装订，写封面，填写卷内备考表。凭证不需要编写页号，也不用抄写卷内目录。 排列编号 会计档案的排列编号方法很多，常用的有： 一是年度流水编号法，一年的会计档案按财务报告、会计账簿、会计凭证和其他类的顺序排列，其中会计凭证按形成时间顺序排列、会计账簿案卷按保管期限长短结合账簿科目顺序排列、财务报告和其他类按保管期限长短排列，一年的全部会计档案编一个大流水号（案卷号）。 二是形式流水编号法，按会计凭证、会计账簿、财务报告和其他四种形式分开排列，各编