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把好理货各环节关口严控存货安全风险 中国铁路物资北京有限公司 张艳红 摘要:中国铁路物资北京有限公司是国资委所属大型物资商贸企业，前身是铁道部北京 物资办事处，现在在进行市场营销的同时，仍担负着铁路用油品、钢轨等物资的集采专供任 务。本文结合物资商贸企业物流环节理货工作的特点，拟探讨新形势下商贸企业物资管理与 风险控制体系的建立与应用。 填 议表 录入NC系统 上 采购员 进行货物入库点收 定期跟踪，直卫解夹 点收货物进入NC系统资源 O 点收环节的关键点控制： (1)坚持实到实点原则：理货员必须按照货物实际到达的数量点收，严禁不见货点收。 (2)签字盖章：入库时单据必须要有代管方的签字盖章确认。 理货人员根据进货通知，协助代管方管库员检查商品外观质量，核对件数、数量。由代 管方管库员填写物资入库单(收、发、存明细表)的实收数量并签字盖章。到达货物要在两 个工作日验收完毕。理货员收到代管方管库员填有实收数量并签字盖章的入库单后，才能上 机打印正式的《物资点收单》。 3、存货管理 理货员要定期巡库，实地盘查库存货物，与系统数据进行核对，发现问题及时上报理货 部，然后与仓库协商解决相关事宜。 每月要与财务、仓库进行三方对账。 存货环节的关键点控制： (1)定期巡库：理货员要定期实地查看仓库及库存货物情况，最少每周必须实地查看 一次(注：有的仓库不在经营部本地)。达不到此项要求的，在增库时理货部和法律事务部 不予批准。 (2)三方对账：每月理货、财务和代管方仓库都要对库存品种、数量、金额等进行核 对，确保账、物相符。 4、出库放行 理货员接收提货单，审核发货数量、规格、材质及财务料款收讫章无误后，在提货单理 货联签字、填写发货日期并盖发货专用章。然后将提货单送至仓库，由仓库保管员核实后发 货。理货员根据实发数量在NC系统做销售出库操作。 出库环节的关键点控制： (1)发货盖章：北京公司钢材管理办法规定，提料单要经财务部确认收款后加盖财务 收款专用章，理货员必须见到财务盖章后，才能加盖发货专用章，货物出库发行。 (2)单据的取得：理货员必须严格按照操作流程取得、传递单据，严禁简化程序，防 止货物材质、规格的错发。 第二部分：存货安全风险控制 存货管理是北京公司理货管理工作的重中之重。2009—2011年，北京公司的库存物资吞 吐量连年增长，从几百万吨增加到一千多万吨，无安全责任事故。成绩的取得依靠一系列严 格的规章制度做保障。 1、定期对账制度 北京公司理货部设有专人负责所有经营部库存物资的对账工作，财务、理货和代管方每 月、每季度都要对库存物资进行核对，对账表三方签字、盖章，发现问题密切跟踪、逐项落 实，保证物资安全。 2、定期巡查制度 理货部设专人对所有经营部的理货工作进行循环检查，每年进行3—4轮，检查过程中对 照专门的检查表进行逐项核查，每份检查表涉及点收、发货、保管、运输、执行规章制度五 74 个方面近百项内容，目的是对理货全流程工作进行细化。对巡查中发现的问题，随时发现随 时解决，当时不能解决的进行跟踪、落实，起到了工作扎实推进、规章落到实处、风险防微 杜渐的作用。因为理货工作本身是众多细节的集合体，细节上不严格要求，长此以往就会造 成账目不清、错发、漏发等整体工作上的混乱。 3、专项检查制度 根据北京公司业务活动不同时期、不同阶段出现的不同情况，理货部有针对性地适时安 排专项工作检查。如2010年7-8月安排了针对出货收款环节的检查，主要是防止出现未收 款放货的情况；2011年3月开展了定向购销物资库存巡查，实物核查率达到了100％。此次 检查后，理货部建立了定向购销库存物资超时赎货报告制度；2011年三季度，针对国内金 融