民营企业档案管理 2.ppt

民营企业档案管理 ***档案局 2010.6.10 主讲内容 企业管理档案 企业档案是指企业在日常工作中从事企业管理、生产、经营、销售、经济核算及科学研究等活动中直接形成有保存价值的真实记录。主要包括文字、图表、音像等。 企业档案分类原则： 以全部档案为对象 依据企业管理职能 结合档案内容和形成特点 保持档案材料的内部有机联系 方便管理与利用 协调统一、不随便改动 A 企业管理性档案 一、档案与文件的区别 尚未办理完毕的文件不是档案，凡处在文书处理过程中的文件，都不能归档。 对日后没有查考价值的文件不是档案 。 二、件的含义 单份文件，每份文件为一件； 各种报表、名册、图册、书刊、会议记录等，一册（本）为一件； 正本与定稿为一件； 正件与附件为一件； 正文与文件处理单为一件； 原件与复制件为一件； 转发件与被转发件为一件； 来文与复文、去文与复文（具体包括请示与批等）可作为组合件，或各为一件。 三、归档的主要步骤和要求 文件材料归档可分为11个步骤： 1、收集文件 把反映本单位主要活动的，应该归档的文件材料收集齐全、完整。（归档范围见书P17-18） 对不需归档的文件要进行剔除。 要注意“帐外”文件的收集，特别是各种上报图表、花名册、本单位出版的书刊和外出开会带回的会议文件等。 2、区分年度 根据形成和处理文件的年度对归档文件进行区分，即不同年度形成的文件材料要按年度具体分开。 一般的文件材料，放在其形成的年度归档。 计划、预决算、总结、报告、统计报表等，放在文件内容针对的年度。 长远规划，放在文件内容针对的头一年。 多年的总结、报告，放在文件针对的最后一年。 跨年度的案件，放在结案的一年。 跨年度的会议，放在闭幕年。 3、划分期限 准确地判定每一份文件和每一组文件的价值，保管期限分别定为永久（无限期）、长期（16－50年）、短期（15年以下）。（保管期限表见书P25） 4、文件装订 修裱破损或页幅过小的文件 复制字纸模糊或易褪变的文件，对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料及传真件等进行复制。 超大纸张折叠 对报表、图样等纸张幅面大于A4规格的文件，需要加以折叠。操作是要尽量减少折叠次数，文件页数较多时，宜整份折叠 去除会生锈的金属物（订书钉、曲别针、大头针等装订用品）。 如果是组合件，按以下顺序进行组合件内的文件排列： 正本在前，定稿在后；正本在前，附件在后；原件在前，复制件在后；译文在前，原文在后，转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。 装订 采用左侧、下侧对齐方式 对，用不锈钢钉装订或线装订。 5、文件排列 由单位档案室集中归档的单位:先将归档的文件材料按三个保管期限分开，同一保管期限的文件材料按照“机构－时间”或时间先后排列。 由各部门分别整理归档的单位，先将归档文件按机构分开，在将同一机构的文件按三个保管期限分开，同一保管期限内按时间先后排列。 尽可能将关系密切的同一活动、工作、会议形成的文件材料排列在一起。 统计报表、简报、刊物、非诉讼性案件材料、来文与复文、去文与复文等成套性文件可集中排列，该套文件内部按文件形成的时间先后排列。 同一保管期限文件的排列顺序应保持相对稳定。 6、文件编号 归档文件应逐件在首页上方空白处用红色印泥或黑色墨水端正、清晰地盖上档号章，并填写有关栏目的内容。 不分机构编件号 分机构编件号 在每年归档工作结束后，如发现有其他应归档文件材料未归档，可将该文件排在相应年度已归档文件之后编目归档。 7、文件著录 把归档文件的有关项目录入档案管理系统。 著录项目必须准确、详细，以提高利用文件的查准率、查全率。 必须著录的项目有：文件题名、责任者、文号、成文日期、全宗号（没有全宗号可留空）、页数、件号、归档年度、保管期限等。（见图样） 8、填写备考表 盒内文件情况说明：主要用于填写本盒文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可暂不填写。 整理人：由负责本盒文件整理归档的人员签名。 检查人：由负责本盒文件归档质量审核的人员签名。 日期：填写归档的年、月、日。 9、文件装盒 将整理好的归档文件按照编号顺序装入档案盒，文件松紧要适当，盒满为限。同一盒内同一年度，同一保管期限。 在档案盒的背脊上填上以下项目：全宗名称、全宗号、类别号、年度、期限、机构（不分机构的单位可空）、起止件号。（详见下图） 10、打印目录 按不同的保管期限打印并装订归档文件目录，一式一份。 “档案目录”由“归档情况登记表”、“归档说明”、“归档文件目录”三部分组成。 （1）目录夹封面 （2）目录夹背脊 （3）填写归档情况登记表 （4）拟写归档说明，内容包括