办公自动化——企业内勤篇课件.ppt

办公自动化——企业内勤篇 办公自动化 ——企业内勤篇 第1章 绪论 第2章 大明商贸销售项目阐述 第3章 大明商贸销售项目原型制作 第4章 大明商贸销售项目优化 第5章 用Excel制作内勤工作项目总结 第6章 新工程实践项目设计大纲 附录A Excel中的错误值意义 附录B 图表类型及作用 附录C 趋势线类型 附录D Excel常用控件及其属性 附录E Excel常用函数 附录F Excel中常用的事件 第 1 章 绪 论 1.1 信息社会催生高素质文员 1.2 以信息处理为主的内勤文员 销售内勤岗位职责： ① 协助销售经理完成各类信息的收集、录入、汇总、分析工作。 ② 负责对销售订单的审核工作，同时开具出库单。 ③ 负责销售统计及分析工作，按时做好日报、月报、年报，报销售经理。 ④ 负责本部门文件的收发工作及部门资料的档案管理工作。 ⑤ 负责本部人员的评估汇总工作。 ⑥ 完成本部门的行政事务性工作，为本部人员提供后勤服务。 1.3 信息处理技术工具的选择 计算机信息处理技术又根据企业数据规模与数据处理的流程分成了多种类型，大致划分如下： ① 数据量大（每天均有上千条以上），处理过程较为复杂且每个企业处理方法不一致的，要用到大型的专业的数据库 。 ② 数据量大。数据的加工处理流程较为固定的，由相应的软件开发单位开发出来相应的公用ERP软件来进行处理，例如，金碟、用友等财务软件等开放型的数据处理系统。 ③ 对于信息量较小，一年几千条或几万条的中小型企业来说，需要一个信息处理的平台，要求对信息处理的各个环节都能提供很好的功能支持。学习起来简单，不要用到非常高深的专业计算机知识。Excel 2003 就是这样的一款软件，能够完成以上的要求。 1.4 Excel软件功能 1．Excel软件的基本功能 ① 强大的制表功能。 ② 数据计算功能。 ③ 数据统计分析功能。 ④ 数据图表功能。 ⑤ 数据打印功能。 ⑥ 远程发布数据功能。 1.5 提升内勤文员工作效率的方法 现代的内勤文员需要进行大量的、复杂的信息处理业务，只有努力提高自己的工作效率，才能满足企业的信息需求。 本 章 小 结 本章对内勤文员这个工作岗位进行了深入的分析，并对如何提升该工作岗位的工作效率进行分析。本章的重点是需要理解内勤文员的工作内容、以Excel为主并辅以Office 其他软件来提升内勤文员工作效率的方法。读者要仔细阅读并理解本章所阐述的内容，因为本章内容是其他章中案例的根本出发点和理论依据。 本章对书中的主要案例进行需求分析并将制作好的案例的最终效果进行展示说明，力图使读者对本书的主体案例有一个明确的认识，方便以后内容的学习。 2.1 项目背景及名称 在商业企业中，对企业整体销售进行记录、统计、汇总、分析、查询等信息管理工作就显得尤其重要。因为只有对销售信息进行高效的管理，才能为后续经营管理的目标制定、量化考核、过程控制等提供有效的数据依据。因此对销售信息的有效管理在商业企业中具有重要的作用。故此，本书借助“大明电子商贸责任有限公司”（简称“大明商贸”）的销售信息管理业务作为工程实践案例来阐述如何建立适合于内勤文员工作需要的信息系统。 2.2 具体工作岗位描述 “大明商贸”是一个以代理某品牌大型电器销售为主营业务的商业公司，公司的主要经济活动就是这种电器的销售。因为该种产品在全国各地都有销售，为了便于管理，公司将负责不同地区销售的部门注册成立了分公司，本项目所涉及的就是其中一个分公司的销售业务，该分公司与销售有关的人员结构图如图2-1所示。 从图2-2可以看出：当工作人员与客户谈好产品的销售以后，与负责该地区产品销售的经理联系，经理从厂家离客户最近的仓库中提货，交付相应的运费（因为负责运送是另一家物流公司）。然后将销售后的单据交于内勤文员。内勤文员负责登记。经主管核实后，下发销售提成表。经理持提成表去财务处领取本次销售的提成，发放给完成这次销售的工作人员。 2.3 工作任务分析 通过对工作的深入了解，得到在王翠的工作中需要解决的主要问题如下（从数据存储、数据运算、数据分析、数据查询及相关的分类等方面考虑）： 1．数据存储 2．数据运算 3．数据分析与报表 4．数据查询 5．其他要求 2.4 具体制作方案 下面把完成本案例的工作分为两个层次来进行。首先按功能需求完成项目的原型创作，再对项目原型进行优化。 2.4.1 项目原型制作 1．表格制作要求 ① 确定表格容量。制作能容纳8 000条销售记录的表