办公室公文处理课件.ppt

公文正式印制前，应当进行复核，复核的重点： 审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。复核工作多数情况是和校对同步进行的。 校对是以签发文稿为依据，对准备缮印的文件清样（底版）进行校订，以保证公文质量。 校对一般要进行三次。 4、复核（校对） 经过签发、审核、校对程序后，对定稿的公文进行缮印。 缮印的形式：缮写、打印、复印、胶印等。 用印、登记、分发（略） 5、缮(shàn)印 （三）、行文规则及要求 1、向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。（《国家行政机关公文处理办法》第二十条） 2、受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。（第二十三条） 3、政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。（第十六条） 4、公文中应当使用阿拉伯数字。（除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字的之外）。 5、应当使用国家法定计量单位。 6、引用外文应当注明中文含义。 7、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 8、引用公文应当先引标题，后引发文字号。 9、结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。 10、不得越级请示和报告。（第十四条） 11、“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。（第二十一条） 12、“报告”中不得夹带请示事项。 （第二十一条） 13、除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。（第二十二条） 14、部门内设机构除办公厅（室）外，不得对外正式行文。（第十五条） 15、拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合公文存档要求。 （五）、公文送达 公文送达也称公文传递，是指通过一定的方式把文件传送到收文单位。分内传递和外传递。 1、内传递是通过收发室或文件交换站进行传递 2、外传递是通过机要、邮电部门或专人投递。 3、公文传递过程要严格遵守保密规定，确保文件的安全。 4、除一般公文可以通过事后确认的方法外，公文送达时应当签收。 1、公文由文秘部门（办公室）或专职人员管理。统一收发、审核、用印、归档和销毁。 2、除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公厅(室)主任批准，公文可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。 3、公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。 五、公文管理 4、不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公厅(室)负责人批准，可以销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。 5、公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。 6、归档范围内的公文应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷)，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。 7、联合办理的公文，原件由主办机关整理(立卷)、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。 8、本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理(立卷)、归档。 9、归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。 六、印章管理规定 (一) 法律依据 (二) 印章规格 (三) 制作要求 (四) 印章的管理和使用 1993年国务院印发的《国务院关于国家行政机关和企业事业单位印章的规定》(国发〔1993〕21号)文件同时废止。 (一)法律依据 关于国家行政机关和企业事业 单位社会团体印章管理的规定 国发〔1999〕25号 1999年10月31日起施行 (二)印章规格 圆形 1、国务院 直径6厘米，中央刊国徽，国徽外刊机关名称，自左而右环形，国务院自制。 2、各省、自治区、直辖市人民政府和国务院办公厅、各部委 直径5厘米，中央刊国徽，国徽外刊机关名称，自左而右环形，由国务院制发。 3、国务院直属机构、办事机构 直径:正部级5厘米、