时间管理培训-revised.ppt

二、缺乏时间管理意识的征兆 每天忙于杂事、琐事，而真正重要的工作没有时间去做 每天被工作追赶，没有余裕的时间 每件事情都想依预定时间进行，但每次都无法准时开始、准时完成，陷于恶性循环中 常常把事情延到最后，使自己在时间上没有变通的弹性 从不认为经由时间管理能增加自己的时间 常常因为沟通不良、情报错误而使工作重新再做 接下许多工作，才发现根本没有足够时间依时进行 接到指令后，才知道要做什么，很少能预计要做什么而先行准备 二、缺乏时间管理意识的征兆 心里的声音常常对您说：“今天不做没关系，反正明天也能做！” 经常花很多时间等待前手完成工作后，再进行工作 经常过了规定的期限，使工作无法进行或要花更多的代价才能完成 非要完成一件事后才做另一件事，无法同时进行多项工作 每天到了公司才开始想要做什么 没有月份及年度的工作计划 对于每一个目标，给实现目标所需进行的各种活动分派优先级，按照您分派的优先级安排活动的日程。 制定月/周/日工作计划。 （三）縮短別人干擾的時間 當你被打斷時： 來自同事的打擾 雙方應事先達成共識。你應該力求對他們的要求保持熱心、同情以及隨時願意加以協助的態度，但你更應該讓他們知道這麽做往往會影響到你的工作效率。 不要隨意打擾對方。你可以從容地、預先地與同事聯繫你的要求、時間等，只有如此，你才有可能獲得相同的回報。 想想爲什麽你的中斷情形無法受控：你不喜歡得罪他人？你喜歡參與每一件事？別人經常來詢問你的意見，使你覺得自己很重要？你不善於結束他人的來訪？你讓別人習慣於經常諮詢你的意見？你就是喜歡不斷地和他人交談？ （三）縮短別人干擾的時間 省時之道： 等待的時候：帶本書看；寫點東西；修改報告；檢查語音郵件；打電話；用答錄機口述信件等。 逆勢操作：在辦公室裏，逆勢操作者會在中午大多數職員外出午餐時，使用傳真或影印機。 三、時間管理的方法與技巧 （一）分析使用時間的方式和狀況 （二）做好工作計劃 （三）縮短別人干擾的時間 （四）時間管理的小秘訣 （四）時間管理小秘訣－善用省時工具 該做的事──列表 易忘的事及構想──Memo條 交辦事──便紙條 辦公桌空間安排──雜物盒 省去記憶的精力──常用電話分類卡 存留現場訊息──隨身筆記本 勾出要點──－紅藍綠黑四色筆 記錄操作問題──工作日記本 派工精確──印好表格 不離開辦公室公桌開會──小圓椅群 例行溝通報告的數字──小面板 其它：電話、手機、傳真、電腦、email等 （四）時間管理小秘訣－配合身心體能的時間管理 注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段，在此时段做最有价值的事； 注意研究你注意力集中的时间有多长，在此时间内解决问题； 该休息的时候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，你每天清醒的时间，就多增加了1小时。 重新組合 　 重新組合你所有的活動，如果那些活動對你的生活或事業有所幫助則保留，如果沒有幫助就盡可能剔除掉 不要太忙 不要把自己的每一分鐘排得滿滿的，一個工作接著另一個工作，這樣會使你充滿緊張，降低自己的工作效率。 不慌不忙 不要急著把事情趕完，隨時問自己“為什么要這么趕呢？如果沒有這么趕，我會怎樣？”了解“必要急”和“沒耐性”的差異。 隨時調整 當加入一個新活動時，就刪掉一個舊活動 （四）時間管理小秘訣－其他 時間管理要點之回顧篇 按照20/80原理，應該先做哪些最重要，回報最高的事情； 按照四象限定律，應該先做“最重要且最迫切的事情”； 事情的重要性是針對目標而言的，沒有目標，也就沒有重要性可言； 事情的重要性主要有三個標准：是否直接有助於實現目標，是否為實現目標創造條件，是否為預防危機服務； 處理不重要的事情方式有：授權、降低標准和放棄 * * 高績效時間管理 1個小時的時間來領悟它，但也許您將獲得10年時間的回報！ 也許您將花費 有人曾粗略地統計過一個活到72歲的美國人對時間是怎麽花的： 　 睡覺：21年 　工作：14年 　個人衛生：7年 　吃飯：6年 　旅行：6年 　排隊：6年 　學習：4年 　開會：3年 　打電話：2年 　找東西：1年 　其他：3年 每個星期有168小時，其中56小時在睡眠中度過，21個小時在吃飯和休息中度過，剩下的91小時則由你來決定做什麼－－每天13個小時。 如何充分利用每天的13個小時將是我們今日共同探討的課題。 課程要點： 一、時間管理的概念 二、缺乏時間管理意識的征兆　 三、時間管理的方法和技巧 （一）分析使用時間的方式和狀況 （二）做好工作計劃 （三）縮短別人干擾的時間 （四）時間管理的小秘訣 一、時間管理的定義： 　時間供給毫無彈性； 　時間無法蓄積； 　時間無法取代； 　時間無法失而復得。 時間管理所探索的是如何減少時間